Version 2018.01- entrée en vigueur le 25 mai 2018
Article 1 - Objet
Les conditions générales ainsi que le contrat d’affiliation et les prestations de service déterminent les droits, obligations et responsabilités du SSN et du client (les parties) et font donc intégralement partie du contrat d’affiliation.
Pour les clients qui étaient déjà affiliés au SSN avant le 1er avril 2017, les dispositions des présentes conditions générales prévalent en cas de contradiction sur les dispositions du contrat d’affiliation et/ou sur le règlement d’ordre intérieur signé par le client avant le 1er avril 2017.
Article 2 - Mandat du SSN
2.1 Représentation auprès des organismes officiels
2.1.1. Le client octroie au SSN les mandats particuliers tels que décrits dans le contrat d’affiliation.
2.1.2. Après la fin du contrat d’affiliation entre le SSN et le client et conformément à la convention de collaboration conclue au sein de l’Union des Secrétariats sociaux agréés d’employeurs, le SSN s’engage à encore exécuter, au nom et pour le compte du client, les transactions techniques nécessaires pour les trimestres et les obligations de sécurité sociale relevant du mandat du SSN. Il y a toutefois une exception si l’employeur convient avec un autre mandataire de procéder effectivement aux transactions techniques liées aux trimestres et aux obligations en matière de sécurité sociale ayant relevé du mandat du SSN.
Ces principes s’appliquent mutatis mutandis aux obligations dans le cadre des documents sociaux ainsi qu’aux transactions techniques dans le cadre des obligations fiscales liées au calcul des salaires.
2.2. Mandat pour récupérer des montants indûment payés
Le SSN intervient, à l’égard des tiers (organismes officiels, travailleurs du client,…) en tant que mandataire du client, afin (le cas échéant, via une procédure judiciaire) de pouvoir récupérer des montants indûment payés à ces tiers suite à une erreur commise par le SSN dans la gestion du dossier du client.
Le client mandate le SSN d’entreprendre toute procédure - à l’amiable ou judiciaire - que le SSN estime nécessaire afin de récupérer les montants indûment payés. Le client s’engage à suspendre sa créance vis-à-vis du SSN pendant la période durant laquelle le SSN tente de récupérer les montants indûment payés.
Article 3 - Services du SSN
3.1. Calcul des salaires et administration des salaires
3.1.1. Le SSN prend en charge, sur instruction du client, le calcul brut-net des salaires des travailleurs du client.
Le client lui-même reste toutefois responsable de la fixation et de l’évolution du salaire brut et du respect des salaires minima au sein de la commission paritaire de laquelle il relève.
3.1.2. Le calcul des salaires se fait sur base des informations transmises par le client au SSN. Si une correction des salaires s’impose suite à des informations erronées, incomplètes ou imprécises, les frais liés au travail supplémentaire seront facturés au client comme service complémentaire.
À défaut d’une réaction par écrit de la part du client dans les 30 jours qui suivent l’envoi des documents salariaux, le client est censé avoir tacitement donné son accord sur les calculs. Les remarques ou contestations doivent être transmises au SSN sous forme écrite.
3.1.3. Le SSN établit les comptes individuels et fiches fiscales 281 sur base du calcul des salaires. Le SSN envoie les différents documents au client par voie électronique sécurisée et le client se charge de leur distribution.
Sur instruction du client, les documents sociaux, comme les fiches de salaire, le compte individuel ou la fiche fiscale 281, peuvent être livrés en version papier au client ou au travailleur du client.
Le SSN ne peut être tenu responsable de la non réception des documents envoyés.
3.1.4. Pour le calcul et l’administration des salaires, le client paie les frais de gestion ordinaires qui dépendent du nombre de travailleurs occupés et du nombre de fiches de paie que le SSN fournit au client.
Le détail des services fournis par le SSN et inclus dans ces frais de gestion ordinaires sont repris dans l’annexe Prestations de services.
3.2. DIMONA
Si le client choisit de faire introduire une déclaration DIMONA par le SSN, le client doit communiquer les informations nécessaires à temps.
Cela signifie que le client doit transmettre au SSN :
- les données nécessaires pour une déclaration d’entrée en service au plus tard le jour avant l’entrée en service et ce avant 12h.
Attention : pour une entrée en service immédiate après un week-end ou un jour férié, le client doit transmettre au SSN les données nécessaires pour la déclaration au plus tard le jour ouvrable précédant le week-end ou le jour férié et ce avant 12h.
- les données nécessaires pour une déclaration de sortie de service au plus tard le jour ouvrable qui suit le dernier jour de travail et ce avant 12h.
Si le client n’informe pas le SSN en temps voulu ou si les informations fournies ne sont pas complètes, le SSN ne peut jamais être tenu responsable des éventuels dommages découlant de la non-déclaration, d’une déclaration tardive ou incomplète.
3.3. Le paiement des salaires par le SSN
3.3.1. Sur instruction du client, le SSN peut procéder au paiement des salaires qu'il a calculés pour les travailleurs du client et selon les modalités de paiement qui auront été communiquées par le client.
3.3.2. En cas de procuration donnée par le client au SSN pour l’exécution du paiement des salaires de ses travailleurs, le client doit veiller à avoir une provision suffisante sur son compte bancaire. Le SSN n’est pas informé par la banque en cas de provision insuffisante et ne sera en aucun cas tenu responsable de la non-exécution d’un paiement pour cette raison précise. Le cas échéant, le client devra contacter personnellement sa banque et informer le SSN de l’éventuelle réexécution du paiement en question.
3.4. Prestations particulières
À la demande du client, le SSN peut fournir d’autres prestations particulières, en dehors de la gestion normale des salaires, tel que cela est prévu dans l’annexe Prestations de services.
Il s’agit, entre autres, de la livraison des documents (p.ex. document T276, duplicata des documents sociaux, bilan social, etc.), l’administration relative au congé éducation, la commande de toutes sortes de chèques (p.ex. chèques-repas, éco-chèques, etc.), l’assistance administrative pour remplir les documents concernant les travailleurs du client, etc.
Ces prestations particulières ne sont pas comprises dans les frais de gestion ordinaires et seront facturées séparément au tarif qui, au moment de la demande, est appliqué raisonnablement par le SSN pour ces services.
3.5. Autres obligations
Les tâches et obligations qui ne sont pas reprises explicitement dans le contrat d’affiliation ou dans un autre accord sur base duquel le client requiert des services additionnels de la part du SSN sont supposées être effectuées par le client lui-même.
3.6 Services juridiques
Pour les questions juridiques qui dépassent le cadre de la gestion ordinaire des salaires, le client peut faire appel au département juridique du SSN. Les heures prestées par le département juridique seront facturées au tarif appliqué par le SSN au moment de la prestation demandée.
Article 4 - Obligations du client
4.1. La communication de renseignements
La représentation du client par le SSN et la réalisation des prestations se font sur base et en conformité avec les informations fournies par le client.
Le client s'engage à fournir spontanément toutes les informations requises, de façon correcte, à temps et sans réserve. Le client assume l’entière responsabilité quant à l'exhaustivité, la fiabilité et la communication de ces informations dans les délais.
Le SSN n'est pas tenu de vérifier si les informations fournies par le client en tant que mandant, sont correctes et complètes. Les données fautives, incomplètes ou communiquées tardivement par le client, qui mènent à la constatation d'une infraction à la législation, constituent une faute personnelle du client.
À l'égard des organismes officiels, de tierces personnes ou de travailleurs du client, le SSN n'assume aucune responsabilité quant à l'exactitude des informations qui lui sont fournies par le client.
En ce qui concerne le calcul des salaires, les parties conviennent de commun accord du mode de communication des données pour le calcul des salaires (logiciel ou formulaire papier).
4.2. La mise à disposition de moyens financiers.
4.2.1. En vue du versement des montants à l’ONSS, au Service Public Fédéral Finances, à l'Office National des Pensions pour Travailleurs salariés et à l'Institut National d'Assurance Maladie-Invalidité, le client fournira au SSN les moyens financiers nécessaires dans les délais prévus sur la facture transmise par le SSN. Le SSN veillera à ce que les paiements à l’ONSS, au Service Public Fédéral Finances ainsi qu’aux autres organismes susmentionnés se fassent dans les délais prévus par la loi.
4.2.2. Si le SSN est chargé du paiement de montants aux travailleurs du client ou à des tierces personnes, le client s'engage à mettre à temps à la disposition du SSN les moyens financiers nécessaires à cet effet.
4.2.3. Aucun paiement ne sera effectué par le SSN à défaut de mise à disposition par le client des moyens financiers nécessaires. Si le client ne procède pas aux paiements précités dans les délais requis, il est personnellement responsable des conséquences du retard de paiement des montants à l’ONSS, au Service Public Fédéral Finances, aux autres organismes susmentionnés et/ou aux travailleurs du client. Les sanctions ou amendes éventuelles qui seraient imposées à la suite d'un retard de mise à disposition de moyens financiers sont entièrement à la charge du client. Par voie de conséquence, le client supportera l’entière responsabilité des défauts de paiement résultant du retard de mise à disposition de moyens financiers.
Le client indemnisera le SSN pour les frais d’administration supplémentaires qui résultent de la mise à disposition tardive.
4.3. Le paiement des frais de dossier, des frais de gestion et des frais pour d’autres prestations fournies par le SSN.
4.3.1. Le mode de fixation des tarifs pour les frais de gestion et de dossier de même que pour d’autres prestations supplémentaires éventuelles et pour les services juridiques éventuels du SSN sont repris dans l’annexe Prestations de services, laquelle fait intégralement partie du contrat d’affiliation.
- Les frais de dossier sont facturés une seule fois lors de l’affiliation ou à la clôture du dossier.
- Les frais de gestion constituent une rémunération pour les services fournis par le SSN pour le client conformément aux articles 2.1 et 3.1 des présentes conditions générales. Sauf mention contraire, les frais de gestion du SSN se composent d’une cotisation mensuelle fixe par fiche de paie et par travailleur.
- Les frais pour d’autres prestations particulières du SSN ne sont pas compris dans les frais de gestion et seront facturés séparément.
- Les frais pour les avis donnés par le département juridique du SSN ne sont pas compris dans les frais de gestion et seront facturés séparément.
4.3.2. Le SSN se réserve le droit d’augmenter les tarifs appliqués, dans les limites légales, en fonction des hausses des frais auxquelles le SSN est confronté. Les tarifs peuvent également être adaptés en cas de modifications législatives imposant de nouvelles obligations d’augmentation des frais au client en sa qualité d'employeur à l'égard de l’ONSS et/ou d’autres organismes officiels. Les tarifs doivent toujours être majorés de la TVA.
4.3.3. Ces frais sont indexés annuellement le 1er janvier selon l’indice des prix à la consommation du mois de décembre de l’année X-1 divisé par l’indice des prix à la consommation du mois de décembre de l’année X-2.
4.3.4. Le client paie tous les frais du SSN sur remise des factures et dans les délais y mentionnés.
Tout défaut de paiement après l’envoi d’un rappel de paiement au client et dans le délai qui y est indiqué fait courir de plein droit et sans mise en demeure les intérêts prévus dans la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales et donne lieu à une indemnité pour les frais de recouvrement prévus à l’article 6 de la même loi.
4.3.5. En cas de non-paiement de toute dette par le client, le SSN se réserve le droit de suspendre les services ultérieurs pour le client à la fin du trimestre en cours et après l’envoi d’une sommation. Pendant ladite suspension, les frais de gestion restent dus, sans préjudice d’autres droits contractuels ou légaux.
4.3.6. En cas de non-paiement répété (c’est-à-dire au minimum 2 fois), le SSN peut rompre le contrat le dernier jour du trimestre en cours, sans intervention judiciaire préalable. Le SSN informera le client par écrit de la date à partir de laquelle le contrat entre le client et le SSN sera considéré comme résilié. Dans ce cas, des dommages et intérêts sont dus par le client, égaux à l'indemnité de préavis en vigueur en cas de résiliation unilatérale sans préavis, sans préjudice du droit à des dommages et intérêts plus élevés si le dommage subi est plus important.
Le client assume l’entière responsabilité des effets de la rupture du contrat avec le SSN.
4.3.7. En cas de non-paiement ou de paiement partiel des factures, les frais dus au SSN seront prélevés par priorité sur les montants totaux - y compris les montants destinés à l’ONSS et au Service Public Fédéral Finances - versés par le client et ce, sans avertissement préalable.
Article 5 - Responsabilité
5.1. Les obligations du SSN dans le cadre du contrat entre le SSN et le client sont des obligations de moyens.
5.2. En cas de faute avérée dans le chef du SSN, ou de personnes dont le SSN est responsable, et également en cas de faute lourde ou grave, la responsabilité du SSN se limitera aux dommages directs encourus par le client (à l’exception de tous les dommages subséquents, toutes les pertes financières, la perte de chiffre d’affaires, tous les intérêts, toutes les augmentations des frais généraux, tous les arrêts de travail, toutes les pertes de données, etc.).
L’indemnisation éventuelle est limitée par dommage au montant des frais de gestion payés par le client au SSN l’année précédant celle au cours de laquelle la faute est constatée, avec un montant maximum de 5.000 EUR, pour tous les dommages éventuels réunis.
5.3. Si le client veut faire valoir son droit à un dédommagement, il doit en aviser le SSN par lettre recommandée dans les six mois qui suivent la faute prétendue dans le chef du SSN, sous peine de déchéance de ce droit.
5.4. Le SSN est libéré de ses obligations en cas de force majeure. Sont formellement qualifiés de force majeure : l’incendie, les défaillances techniques, les pannes informatiques, et toute situation qui constitue une entrave à l’exécution des services, comme par exemple un manque manifeste de collaboration de la part du client ou encore la non-communication, la communication partielle, erronée ou tardive d’informations par le client.
5.5. Le SSN ne peut être tenu responsable de dommages résultant directement ou indirectement d’un dysfonctionnement des équipements du client ou des moyens de télécommunication de tiers, ou d’une interruption du service pour des raisons indépendantes de sa volonté.
5.6. Le SSN ne peut être tenu responsable d’erreurs ou d’omissions provenant de renseignements erronés, incomplets ou imprécis ou encore de renseignements transmis sous réserve par le client ou par les autorités, ni de l’absence de réponse aux demandes d’informations transmises au client par le SSN sans que le SSN ne soit tenu d’envoyer un rappel.
Le SSN mettra tout en œuvre pour fournir des informations et avis, de nature juridique ou autre, aussi corrects et complets que possible, mais néanmoins ces informations et avis fournis par le SSN demeurent en tout temps indicatifs. Pour cette raison, le SSN ne peut être tenu responsable si les informations et avis donnés devaient s’avérer incorrects, incomplets ou comporter certaines interprétations pouvant être contestées ultérieurement par la jurisprudence ou par les autorités.
5.7. Le client lui-même reste toujours responsable du respect de la législation au sein de son entreprise. Le SSN ne peut jamais être tenu responsable du non-respect par le client de la législation en vigueur.
Le client ne pourra jamais réclamer au SSN des sommes qu’il aurait de toute façon dû payer sur base de la législation et de la réglementation en vigueur, même en cas de faute avérée dans le chef du SSN.
Article 6 Protection des données à caractère personnel
6.1. Le SSN est entre autre le responsable du traitement des données d’identification et de contacts relatives au client. Les finalités poursuivies, c’est-à-dire les objectifs, sont : la gestion de la clientèle et la réalisation des intérêts légitimes de prospection et d’information sur les services fournis.
Ces données sont conservées en Belgique et ne sont jamais communiquées à des tiers. Seuls les sous-traitants du SSN sont, le cas échéant, habilités à traiter les données lorsque cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités susmentionnées.
Le client peut exercer directement auprès du SSN ses droits d’accès aux données, de rectification, d’effacement et d’opposition. Le client dispose en outre du droit de s’opposer sans frais à l’utilisation de ses données à des fins de marketing direct.
Les données d’identification et de contacts sont conservées pendant une année après la terminaison de la relation contractuelle entre le SSN et le client sauf en ce qui concerne les données reprises dans les documents contractuels ou officiels.
6.2 Le client est le responsable du traitement des données des membres du personnel qui sont fournies au SSN dans le cadre de l’exécution du présent contrat. Le SSN est sous-traitant et ne traite les données que dans le cadre de l’accomplissement des missions contractuelles qui lui sont dévolues ou uniquement sur instruction du client.
En tant que responsable du traitement, le client s’assure que ses travailleurs ont été correctement informés des modalités relatives aux opérations de traitement effectuées dans le cadre de l’administration des salaires et de la gestion du personnel.
Le client notaire, qui confie au SSN la préparation de son bilan social conformément à l’article 3.4, prend connaissance du fait que les données nécessaires relatives aux formations sont récoltées auprès de la Fédération Royale du Notariat belge.
Le SSN traite toutes les données, récoltées auprès de tiers ou fournies par le client sur base du contrat d’affiliation, dans le respect de la plus stricte confidentialité et prend les mesures raisonnables afin de garantir leur protection (confidentialité, intégrité, disponibilité).
Le SSN s’efforce de prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour éviter le traitement non autorisé des données personnelles.
Les données salariales sont conservées en Belgique jusqu’à l’échéance du délai légalement prévu de 5 ans après la fin du contrat de travail. Ensuite, elles sont détruites.
Le SSN s’engage à ce que les gestionnaires de dossiers soient soumis à une obligation stricte de confidentialité.
Le SSN aide le client à remplir ses obligations par rapport à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre du contrat qui les lie et notamment en ce qui concerne :
- l’exercice des droits des personnes concernées ;
- la notification de violation de données à caractère personnel ;
Le SSN met à disposition du client toutes les informations nécessaires pour apporter la preuve du respect de ses obligations en matière de protection des données.
Le SSN s’engage à collaborer pleinement en cas d’audit, que celui-ci soit exercé directement par le client ou par un autre auditeur qu’il a mandaté.
6.3. Tant le SSN que le client désignent chacun pour soi une ou plusieurs personnes de contact. La demande et/ou la communication de données peut uniquement s’effectuer par le biais de ces contacts.
6.4. Le client autorise le SSN à communiquer aux inspecteurs sociaux les informations nécessaires dans le cadre d’un contrôle (p.ex. les relevés de prestations, les comptes individuels, etc.).
Le client notaire, qui fait appel au service de la Fédération Royale du Notariat belge afin d’obtenir une analyse des salaires, autorise le SSN à communiquer les données nécessaires à la Fédération Royale du Notariat belge aux bonnes fins de l’accomplissement de la mission qui lui est confiée.
Le client notaire qui fait appel au service du Fonds de sécurité et d’existence afin d’obtenir une aide dans le cadre des obligations qui lui incombent en matière d’outplacement autorise le SSN à communiquer au Fonds de sécurité et d’existence les données nécessaires à l’accomplissement de la mission qui est lui est confiée.
Le client autorise le SSN à sous-traiter certaines opérations de traitement de données dans le cadre de l’accomplissement de ses missions contractuelles. Ainsi, les données sont traitées par les prestataires informatiques du SSN. Ces derniers sont contractuellement tenus au respect des présentes obligations en matière de protection des données à caractère personnel.
6.5. Seul l’employeur est le client du SSN. Les collaborateurs du SSN ne donneront pas de réponse aux questions des travailleurs du client, sauf dans la mesure où le client a renseigné ledit travailleur comme personne de contact et a ainsi communiqué ce point au SSN.
Pour les questions des travailleurs autres que la personne de contact, le SSN peut apporter une réponse par e-mail si le client est en copie de la question posée par le collaborateur par e-mail.
6.6. Les collaborateurs du SSN ne fourniront en aucun cas des données d’un dossier et ce, ni à des clients qui ne sont pas titulaires dudit dossier ni à des tiers non autorisés.
6.7. Le SSN a désigné un délégué à la protection des données. Toutes les demandes relatives à la protection des données à caractère personnel peuvent lui être adressées
Article 7 : Collaboration avec des entreprises externes
Le SSN ne peut être tenu responsable du travail et des services rendus par des entreprises externes avec qui il collabore. Pour toute question concernant les services de ces entreprises, le client doit prendre contact en direct avec eux. Pour des raisons de sécurité, le SSN n’a pas accès au mot de passe que ses clients utilisent pour accéder aux bases de données de ses entreprises externes.
Article 8 : Durée du contrat et prestations au terme du contrat
8.1. Le contrat entre le SSN et le client entre en vigueur à la date indiquée dans le contrat d’affiliation. Si cette date n’est pas mentionnée, le contrat entre en vigueur le 1er jour du trimestre qui suit la signature du contrat d’affiliation. Le contrat d’affiliation est conclu pour une période minimale de 3 années calendrier, majorée de la partie restant à courir de l’année calendrier durant laquelle il a pris effet.
8.2. Après l’écoulement de la durée initiale telle que déterminée dans l’article 8.1., le contrat sera tacitement prolongé d’année en année, sauf résiliation par une des parties signifiée par lettre recommandée à la poste, envoyée au plus tard le 30 juin de l’année en cours, pour mettre fin au contrat au 31 décembre de l’année en cours.
8.3. En cas de résiliation unilatérale du présent contrat par une des deux parties pendant la durée initiale telle que déterminée à l’article 8.1 ou suite au non-respect du délai de six mois pour résilier le contrat au 31 décembre de l’année en cours (article 8.2), la partie qui mettra prématurément fin au contrat, sera redevable d’un dédommagement à l’autre partie. Cette indemnité sera équivalente à la moitié des frais de gestion qui auraient été dus pour la partie restante de la durée du présent contrat, avec un minimum de six mois.
8.4. Sans préjudice de tout autre droit contractuel ou légal, le SSN a le droit de résilier le contrat d’affiliation entre le SSN et le client le dernier jour du trimestre en cours et ce, par lettre recommandée, sans intervention juridique et sans mise en demeure préalable, sans par ailleurs que ne soit due une quelconque indemnité au client ou un quelconque préavis, en cas de non-respect manifeste des dispositions du contrat d’affiliation.
Il convient notamment d’entendre par l’expression « non-respect manifeste des dispositions du présent contrat » (non exhaustif) : le refus de fournir des informations en temps voulu, correctes et/ou complètes, le non-paiement répété de factures (c.-à-d. au moins 2 fois), la négligence grave d’un engagement ou d’une obligation légale pertinente ou encore le non-respect d’un autre engagement essentiel.
8.5. Le présent contrat prendra automatiquement fin dans les cas suivants :
- En cas de force majeure en raison de laquelle le SSN n’est plus en mesure d’effectuer ses tâches ;
- En cas de commun accord avec le client sur base des conditions reprises dans ledit commun accord ;
- Consécutivement à l’arrêt des activités ou si le client ne fait plus travailler de personnel ;
- À la suite de la connaissance par le SSN de l’insolvabilité du client ;
- À la suite de la faillite ou la dissolution du client en tant que personne morale ;
8.6. À la fin du contrat, le SSN prépare tous les documents sociaux pour les travailleurs du client, conformément aux obligations et délais légaux, et remet ces documents au client. De plus, le SSN fournit au client toutes les données administratives dont celui-ci a besoin pour continuer à remplir les formalités d'emploi imposées par la loi.
Article 9 - Modification des annexes au contrat d’affiliation
Les conditions générales du SSN peuvent à tout moment être consultées par le client via le site web www.ssn.be.
Le SSN se réserve le droit de modifier occasionnellement les présentes conditions générales de même que les dispositions de l’annexe Prestations de services. Le client sera informé de cette modification par écrit (par envoi postal et/ou par e-mail).
À défaut d’accord, le client peut résilier le contrat par lettre recommandée adressée dans les 30 jours qui suivent la notification de la modification. Dans ce cas, le contrat prendra fin le 31 décembre de l’année en cours. Si, dans les 30 jours qui suivent la notification de la modification, le client n’a pas informé le SSN du fait qu’il n’est pas d’accord, les parties conviennent que lesdites modifications sont définitivement acceptées par le client.
Article 10 – Dispositions finales
La nullité, l’invalidité ou le caractère inexécutoire d’une disposition ou d’une partie d’une disposition du contrat d’affiliation n’entraîne aucunement la nullité, l’invalidité ou le caractère inexécutoire des autres dispositions (en tout ou en partie) du contrat et le contrat entre les parties reste valide à l’exception de la disposition nulle, invalide ou inexécutoire, en tout ou en partie.
Le cas échéant, la disposition nulle, invalide ou inexécutoire, en tout ou en partie, est remplacée de plein droit par la disposition légitime valable et exécutoire qui se rapproche le plus de la disposition originale, en tout ou en partie, tant au niveau du contenu qu’au niveau de son effet ou encore de sa finalité.