Politique informative relative aux traitements de données à caractère personnel
La présente politique vise à vous informer, en tant que personne concernée, des traitements de données à caractère personnel effectués par le SSN, conformément aux articles 12 et suivants du Règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) :
- soit que vous êtes utilisateur du site internet et des services en ligne;
- soit que vous soit que vous êtes un travailleur.
Responsable du traitement
Le Secrétariat Social des Notaires de Belgique asbl (le SSN), Rue de la Montagne, 30-34 à 1000 Bruxelles, est responsable des traitements effectués sur vos données à caractère personnel.
Délégué à la protection des données
Le « département DPO mutualisé » auprès de Privanot asbl, Rue de la Montagne, 30 à 1000 Bruxelles (e-mail : info@privanot.be), Rue de la Montagne, 30 à 1000 Bruxelles, a été désigné par le responsable des traitements en qualité de délégué à la protection des données.
I. Vos droits
En tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par le SSN, vous disposez d’un droit à l’information, d’un droit à un traitement transparent de vos données et d’un droit d’accès. Sous certaines conditions, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition à leur utilisation et d’un droit à la limitation du traitement.
Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au Règlement général à la protection des données, vous êtes habilité à introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle (Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse, 35, à 1000 Bruxelles) ou à introduire un recours juridictionnel.
En tant que travailleur, vous devez exercer vos droits directement auprès de votre employeur. En effet, le SSN, en tant que sous-traitant de votre employeur, ne peut pas donner suite à votre demande.
En tant qu’utilisateur du site internet et des services en ligne, vous pouvez exercer vos droits directement auprès du Délégué à la Protection des Données qu’il a désigné (« département DPO mutualisé » (privacy@belnot.be) :
Droit d’accès
Comme client, vous avez le droit de prendre gratuitement connaissance des données vous concernant dont le SSN dispose et de connaître les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Droit de rectification
Vous avez le droit de demander au SSN la rectification des données à caractère personnel incorrectes, ainsi que de compléter les données incomplètes.
Droit à l’effacement et droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander au SSN d'effacer ou de limiter le traitement de vos données personnelles dans les circonstances et dans les conditions prévues par la règlementation en matière de protection des données. Le SSN pourra refuser la suppression ou la limitation des traitements de données à caractère personnel tant que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque des traitements sont nécessaires à l'exécution d'une obligation légale, à l'exécution du contrat ou à son intérêt légitime.
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes. Notez cependant que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui serait nécessaires à l'exécution d'une obligation légale ou à l'exécution d’un contrat.
II. Sécurité et confidentialité
Le SSN a pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir un niveau de sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.
Ces mesures sont décrites dans la politique de sécurité de l’information du SSN et dans les procédures internes qui en découlent (procédure de notification en cas de violation de données à caractère personnel, procédure de continuité, procédure de gestion des accès aux données).
Vos données sont conservées par le SSN sur des serveurs sécurisés en Europe.
III. Site internet et services en ligne
Les traitements de données sont légitimes dans le chef du SSN dès lors qu’ils vous permette d’accéder à des informations qui vous sont utiles, de la manière la plus simple et la plus adaptée possible à vos besoins.
Bulletin d’informations (newsletter)
En tant que client du SSN, vous êtes habilité à vous inscrire au bulletin d’informations du SSN en encodant votre adresse e-mail et vos données d’identification à l’endroit prévu à cet effet.
Utilisation des e-services
En tant que client du SSN, vous êtes habilités à vous connecter au système de gestion électronique :
e-services
Pour ce faire, vous devez préalablement encoder vos données d’identification et vos codes d’accès (identifiant et mot de passe). Ces données sont utilisées exclusivement pour vous offrir les services en ligne de «SSN». Vos codes d’accès sont en tout état de cause conservés de manière sécurisée.
Vos données d’identification sont détruites lorsque vous cessez d’être client du SSN.
Cookies et outils statistiques
Le site utilise des "cookies". Il s'agit de petits objets informatiques d'information qui sont envoyés et conservés sur le disque dur de votre ordinateur. Ces informations sont renvoyées, lors de chacune de vos visites, au gestionnaire du site Internet.
Les cookies sont utilisés afin d’adapter le site Internet à vos besoins.
Ainsi, sont enregistrés le nombre de visites, le nombre de pages vues ainsi que de vos activités et votre fréquence de visites. L'outil de statistiques (Google Analytics) utilisé génère un cookie avec un identifiant unique. L’adresse IP est également collectée, afin de déterminer l’endroit depuis lequel la connexion est établie.
Il vous est possible de configurer votre navigateur de manière qu'il vous avertisse à chaque fois que des cookies sont créés ou de manière qu'il empêche leur création. A cette fin, vous devez vérifier les options spécifiques de votre navigateur.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre politique en matière de cookies.
Les données ainsi recueillies sont conservées pour une durée de 26 mois à des fins statistiques et ne sont pas communiquées à des tiers ni utilisées à d'autres fins que celles précisées en amont.
IV. Données des travailleurs
Les traitements de données à caractère personnel effectués par le SSN sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont nécessaires à l’exécution de votre contrat de travail et aux obligations légales à charge des employeurs pour lesquels le SSN agit en tant que sous-traitant.
Les données que nous traitons sont récoltées auprès de votre employeur :
En vue de l'application de la réglementation sociale, vous êtes en effet tenu de fournir à l'employeur tous les renseignements nécessaires à une correcte exécution du contrat de travail et l’application des dispositions légales : votre numéro de sécurité sociale, votre adresse, votre composition de famille, votre âge, votre nationalité et votre numéro de compte bancaire. Votre employeur collecte des données à caractère personnel supplémentaires vous concernant directement auprès des sources officielles belges (Registre national, Banque-Carrefour de la sécurité sociale et Office Nationale de sécurité sociale).
Le SSN traite vos données dans le cadre de sa mission statutaire et selon les instructions de votre employeur. Cela veut dire, entre autre, , etc. Les finalités poursuivies sont multiples :
le calcul, le traitement et l’administration des salaires ;
L’administration du personnel, en ce compris l’administration des avantages contractuels ;
Le respect de toutes les obligations légales, réglementaires et administratives découlant l’application de la législation sociale et fiscale.
Ces opérations de traitement de données s’effectuent dans le respect des dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel.
Les données sont uniquement communiquées à des tiers lorsque cela s’avère nécessaire pour l’accomplissement des finalités susmentionnées. Il peut s’agir des partenaires sociaux ou informatiques du SSN.
Vos données sont détruites par le SSN lorsque leur conservation n’est plus nécessaire. Les données salariales sont conservées par le SSN pendant maximum 5 ans après la terminaison du contrat de travail.