U bent hier

Algemene voorwaarden

Versie 2018.01 – inwerkingtreding 25 mei 2018

 Artikel 1 - Voorwerp

De algemene voorwaarden bepalen samen met de aansluitingsovereenkomst en de bijlage Dienstverlening de rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden van het SSN en de cliënt (de partijen) en maken aldus integraal deel uit van de aansluitingsovereenkomst.

Voor cliënten die reeds voor 1 april 2017 bij het SSN waren aangesloten, zal in geval van tegenstrijdigheid de tekst van deze algemene voorwaarden voorrang hebben op de tekst van de door de cliënt voor 1 april 2017 ondertekende aansluitingsaanvraag en/of huishoudelijke reglement.

 Artikel 2 - Het mandaat van het SSN

2.1 Vertegenwoordiging bij overheidsinstanties

2.1.1. De cliënt verleent aan het SSN de bijzondere mandaten zoals beschreven in de aansluitingsovereenkomst.

2.1.2. Na het einde van de aansluitingsovereenkomst tussen het SSN en de cliënt en conform de samenwerkingsovereenkomst die gesloten werd door de Unie van erkende Sociale Secretariaten van werkgevers, verbindt het SSN zich er toe om voor de kwartalen en de verplichtingen inzake de sociale zekerheid die binnen het mandaat van het SSN vielen, in naam en voor rekening van de cliënt nog de nodige technische transacties te verrichten. Er wordt evenwel een uitzondering gemaakt als de werkgever met een andere mandataris overeenkomt effectief technische transacties te verrichten, voor de kwartalen en voor de verplichtingen op het gebied van de sociale zekerheid die binnen het mandaat van het SSN vielen.

Deze beginselen zijn mutatis mutandis van toepassing op de verplichtingen in het kader van de sociale documenten alsook op de technische transacties in het kader van de fiscale verplichtingen met betrekking tot de berekening van de lonen.

2.2 Mandaat voor de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen

Het SSN treedt ten opzichte van derden (overheidsinstanties, werknemers van de cliënt, ...) op als mandataris van de cliënt, om (desgevallend via een gerechtelijke procedure) bedragen terug te vorderen die ten onrechte aan deze derden werden betaald indien deze onterechte betaling te wijten zou zijn aan het SSN.

De cliënt geeft het SSN in dat geval een mandaat om elke schikking - minnelijk of gerechtelijk - aan te gaan die het SSN noodzakelijk acht met het oog op de terugvordering van de ten onrechte betaalde bedragen. De cliënt verbindt zich ertoe zijn schuldvordering tegenover het SSN op te schorten voor de periode gedurende welke het SSN de ten onrechte betaalde bedragen tracht terug te vorderen.

Artikel 3 –Diensten van het SSN

3.1. Loonberekening en loonadministratie

3.1.1. Het SSN voert, op verzoek van de cliënt, de bruto-nettoberekening van de lonen van de werknemers van de cliënt uit.

De cliënt blijft wel zelf verantwoordelijk voor de vastlegging en de evolutie van het brutoloon en voor het respecteren van het minimumloon bepaald in het paritair comité waartoe hij behoort.

3.1.2. De berekening van de lonen gebeurt op basis van de informatie die de cliënt aan het SSN doorgeeft. Als er een correctie van het loon noodzakelijk is omdat de doorgegeven informatie onjuist, onvolledig of onnauwkeurig is, worden de kosten in verband met bijkomend werk als bijkomende dienst gefactureerd aan de cliënt.

Wanneer er geen schriftelijke reactie komt van de cliënt binnen 30 dagen na verzending van de loondocumenten, wordt de cliënt verondersteld stilzwijgend in te stemmen met de berekeningen. Opmerkingen of betwistingen moeten schriftelijk aan het SSN worden bezorgd.

3.1.3. Het SSN stelt de individuele rekeningen en fiscale fiches 281 op, op basis van de berekening van de lonen. Het SSN stuurt de verschillende documenten via beveiligde elektronische weg door naar de cliënt, die verantwoordelijk is voor de verdeling ervan.

Op verzoek van de cliënt kan de levering van sociale documenten, zoals de loonfiches, de individuele rekening of fiscale fiche 281, aan de cliënt of aan de werknemer van de cliënt op papier gebeuren.

Het SSN kan niet verantwoordelijk worden gesteld ingeval verzonden documenten niet op de bestemming worden afgeleverd.

3.1.4. Voor de loonberekening en de loonadministratie betaalt de cliënt de gewone beheerskosten, die afhankelijk zijn van het aantal werknemers dat de cliënt tewerk stelt en het aantal loonfiches die door het SSN aan de cliënt worden afgeleverd.

De gedetailleerde opgave van de diensten die het SSN voor zijn rekening neemt en die vervat zijn in deze gewone beheerskosten, is opgenomen in de bijlage Dienstverlening.

3.2. DIMONA

Indien de cliënt ervoor kiest om de DIMONA te laten uitvoeren door het SSN, dient de cliënt het SSN tijdig alle nodige gegevens te bezorgen voor de aangifte.

Dit houdt in dat de cliënt het SSN :

  • de gegevens nodig voor de aangifte van een indiensttreding uiterlijk de dag voor de indiensttreding, en dit vóór 12uur, moet bezorgen.

Opgelet: voor een indiensttreding onmiddellijk na een weekend of na een feestdag, moet de cliënt de gegevens nodig voor de aangifte uiterlijk op de aan het weekend of feestdag voorafgaande werkdag aan het SSN bezorgen, en dit eveneens vóór 12uur.

  • de gegevens nodig voor de aangifte van een uitdiensttreding moet bezorgen uiterlijk op de werkdag volgend op de laatste werkdag, vóór 12 uur.

Wanneer de cliënt het SSN niet tijdig of niet volledig informeert, kan het SSN nooit aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade voortvloeiend uit de niet-, laattijdige of onvolledige aangifte.

3.3. De betaling van de lonen door het SSN

3.3.1. Op verzoek van de cliënt kan het SSN overgaan tot de betaling van de lonen die voor de werknemers van de cliënt berekend werden en dit volgens de betalingsvoorwaarden die door de cliënt werden overgemaakt.

3.3.2. Wanneer het SSN door de cliënt gemachtigd is om de lonen van de werknemers van de cliënt te betalen, dient de cliënt steeds voldoende provisie op zijn bankrekening te voorzien. Het SSN krijgt geen bericht van de bank dat er onvoldoende provisie is en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het niet uitvoeren van een betaling wegens gebrek aan provisie. De cliënt zal in dit geval zelf contact moeten opnemen met de bank en aan het SSN bevestigen of de betaling al dan niet een 2e maal uitgevoerd moet worden.

3.4 Bijzondere prestaties

Op vraag van de cliënt kan het SSN andere bijzondere prestaties leveren buiten het normale beheer van de lonen, zoals voorzien in de bijlage Dienstverlening.

Deze bijzondere prestaties kunnen betrekking hebben op onder andere de levering van documenten (bv. document T276, duplicaten van de sociale documenten, gegevens sociale balans, ...), de administratie met betrekking tot educatief verlof, het bestellen van verschillende cheques (bv. maaltijdcheques, ecocheques ...), administratieve bijstand voor het invullen van documenten met betrekking tot de werknemers van de cliënt, ...

Deze bijzondere prestaties zijn niet inbegrepen in de gewone beheerskosten en worden afzonderlijk gefactureerd aan het tarief dat op dat moment redelijkerwijze door het SSN op die welbepaalde diensten wordt toegepast.

3.5 Andere verplichtingen

De taken en verplichtingen die niet uitdrukkelijk in de aansluitingsovereenkomst of in een andere afspraak op grond waarvan de cliënt bijkomende diensten van het SSN verlangt, zijn opgenomen, worden verondersteld door de cliënt zelf te worden uitgevoerd.

3.6 Juridische dienstverlening

Voor juridische vragen die buiten het normale beheer van de lonen vallen, kan een beroep gedaan worden op de juridische dienst van het SSN. De gepresteerde uren van de juridische dienst worden gefactureerd aan het tarief dat het SSN op het ogenblik van de gevraagde prestatie hanteert.

Artikel 4 - Verplichtingen van de cliënt

4.1. De verstrekking van inlichtingen

De vertegenwoordiging van de cliënt door het SSN en de verdere dienstverlening van het SSN gebeuren op basis van en overeenkomstig de informatie die door de cliënt wordt verstrekt.

De cliënt verbindt zich ertoe om spontaan alle benodigde informatie correct, tijdig en zonder voorbehoud te verstrekken. De cliënt neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich voor de volledigheid, betrouwbaarheid en tijdige mededeling van deze informatie.

Het SSN is niet verplicht om te controleren of de informatie die aan haar door de cliënt als volmachtgever wordt verstrekt, juist en volledig is. De gebrekkige, onvolledige of door de cliënt laattijdig meegedeelde gegevens, die leiden tot de vaststelling van een inbreuk op de wetgeving, maken een persoonlijke fout van de cliënt uit.

Tegenover overheidsinstanties, derden of werknemers van de cliënt, draagt het SSN geen enkele verantwoordelijkheid voor de juistheid van de door de cliënt verstrekte informatie.

Met betrekking tot de berekening van de lonen, komen de partijen gemeenschappelijk de wijze van mededeling van de gegevens voor de berekening van de lonen (via software of op papier) overeen.

4.2. De terbeschikkingstelling van financiële middelen.

4.2.1. Voor de betaling van bedragen aan de RSZ, de Federale Overheidsdienst Financiën, de Rijksdienst voor werknemerspensioenen en het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering, zal de cliënt de nodige financiële middelen aan het SSN overmaken binnen de voorziene termijn op de factuur afgeleverd door het SSN. Het SSN zal ervoor zorgen dat de betalingen aan de RSZ, de Federale Overheidsdienst Financiën en de andere hierboven vermelde instanties binnen de bij de wet bepaalde termijnen worden verricht.

4.2.2. Als het SSN gemandateerd is voor de betaling van bedragen aan de werknemers van de cliënt of aan derden, verbindt de cliënt zich ertoe tijdig de nodige financiële middelen voor dit doel ter beschikking te stellen van het SSN.

4.2.3. Het SSN zal geen betalingen verrichten wanneer de cliënt de nodige financiële middelen niet ter beschikking stelt. Indien de cliënt de hierboven vermelde betalingen niet binnen de vereiste termijnen verricht, is hij persoonlijk verantwoordelijk voor de gevolgen van een laattijdige betaling van bedragen aan de RSZ, de Federale Overheidsdienst Financiën, de andere hierboven vermelde instanties en/of de werknemers van de cliënt. Eventuele sancties of boetes die zouden worden opgelegd als gevolg van een laattijdige terbeschikkingstelling van financiële middelen zijn volledig voor rekening van de cliënt. De cliënt zal derhalve de volledige verantwoordelijkheid dragen voor wanbetalingen als gevolg van de laattijdige terbeschikkingstelling van financiële middelen.

De cliënt zal het SSN vergoeden voor bijkomende administratieve kosten als gevolg van de laattijdige terbeschikkingstelling.

4.3. De betaling van dossierkosten, beheerkosten en kosten voor andere prestaties geleverd door het SSN.

4.3.1. De wijze van vaststelling van tarieven voor de beheers- en dossierkosten alsook voor eventuele andere bijzondere prestaties en eventuele juridische dienstverlening van het SSN zijn vervat in de bijlage Dienstverlening die integraal deel uitmaakt van de aansluitingsovereenkomst.

  • De dossierkosten worden éénmalig gefactureerd bij de aansluiting of afsluiting van het dossier.
  • De beheerskosten vormen de vergoeding voor de diensten die het SSN levert voor de cliënt conform de artikelen 2.1 en 3.1 van deze algemene voorwaarden. Tenzij anders vermeld, bestaan de beheerskosten van het SSN uit een vast maandelijks bedrag per loonfiche en per werknemer.
  • De kosten voor andere bijzondere prestaties van het SSN zijn niet inbegrepen in de beheerskosten en worden afzonderlijk gefactureerd.
  • De kosten voor adviesverlening door de juridische dienst van het SSN zijn niet inbegrepen in de beheerskosten en worden afzonderlijk gefactureerd.

4.3.2. Het SSN behoudt zich het recht voor om de gehanteerde tarieven, binnen de grenzen van de wet, te verhogen in functie van de kostenverhogingen waarmee het SSN wordt geconfronteerd. De tarieven kunnen tevens worden aangepast als er zich wetswijzigingen voordoen die nieuwe, kostenverhogende verplichtingen opleggen aan de cliënt als werkgever tegenover de RSZ en/of andere officiële instanties. De tarieven zijn steeds te vermeerderen met BTW.

4.3.3. De kosten worden jaarlijks, op 1 januari, geïndexeerd volgens de consumptieprijsindex van de maand december van het jaar X-1 gedeeld door de consumptieprijsindex van de maand december van het jaar X-2.

4.3.4. De cliënt betaalt alle kosten van het SSN na overlegging van de facturen en binnen de daarop voorziene termijn.

Elk gebrek aan betaling nadat aan de cliënt een betalingsherinnering werd toegezonden en binnen de daarin gestelde termijn, doet de intresten voorzien in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van rechtswege en zonder ingebrekestelling lopen en geeft aanleiding tot een vergoeding van de invorderingskosten voorzien in artikel 6 van dezelfde wet.

4.3.5. Bij niet-betaling van om het even welke schuld door de cliënt, behoudt het SSN zich het recht voor om verdere diensten voor de cliënt op te schorten op het einde van het lopende kwartaal en na verzending van een aanmaning. Gedurende deze schorsing blijven de beheerskosten in elk geval verschuldigd, onverminderd andere contractuele of wettelijke rechten.

4.3.6. In geval van herhaaldelijke niet-betaling (d.w.z. minstens 2 keer), kan het SSN de overeenkomst op de laatste dag van het lopende kwartaal, zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst beëindigen. Het SSN stelt de cliënt daarbij schriftelijk in kennis van de datum waarop de overeenkomst tussen het SSN en de cliënt als ontbonden zal worden beschouwd. In dit geval is de cliënt een schadevergoeding verschuldigd die gelijk is aan de geldende opzeggingsvergoeding in geval van een eenzijdige beëindiging zonder voorafgaande kennisgeving, onverminderd het recht op een hogere schadevergoeding indien de schade hoger is.

De cliënt is volledig verantwoordelijk voor de gevolgen van de beëindiging van de overeenkomst met het SSN.

4.3.7. In geval van niet-betaling of gedeeltelijke betaling van facturen, zullen de kosten verschuldigd aan het SSN, zonder voorafgaande kennisgeving, met voorrang afgetrokken worden van de totale bedragen - met inbegrip van de bedragen bestemd voor de RSZ en de Federale Overheidsdienst Financiën - die door de cliënt overgemaakt worden.

Artikel 5 - Aansprakelijkheid

5.1. De verplichtingen van het SSN in het kader van de overeenkomst tussen het SSN en de cliënt zijn middelenverbintenissen.

5.2. In geval van een bewezen fout van het SSN, of personen voor wie zij instaat, ook in geval van een zware of grove fout, zal de aansprakelijkheid van het SSN beperkt zijn tot de directe schade die de cliënt heeft geleden (met uitsluiting van alle gevolgschade, financiële verliezen, verliezen van omzet, interesten, verhoging van de algemene kosten, werkonderbrekingen, verlies van gegevens enz.).

Een eventuele schadevergoeding is per schadegeval beperkt tot het bedrag van de beheerskosten door de cliënt aan het SSN betaald in het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de fout wordt vastgesteld, met een absoluut maximum van 5.000 EUR voor alle schadegevallen samen.

5.3. Als de cliënt zijn recht op schadevergoeding wil doen gelden, moet hij het SSN hiervan in kennis stellen per aangetekende brief binnen zes maanden na de beweerde fout van het SSN, op straffe van verval van dit recht.

5.4. Het SSN wordt ontheven van haar verplichtingen in geval van overmacht. Als gevallen van overmacht worden uitdrukkelijk beschouwd: brand, technische storingen, een computercrash, en elke situatie die een belemmering vormt voor de uitvoering van de diensten, zoals bijvoorbeeld een manifest gebrek aan medewerking van de cliënt of het niet-meedelen, gedeeltelijk meedelen, onjuist meedelen of laattijdig meedelen van informatie door de cliënt.

5.5. Het SSN kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade die direct of indirect het gevolg is van het niet functioneren van apparatuur van de cliënt of telecommunicatiemiddelen van derden, of de onderbreking van de dienst om redenen buiten haar controle.

5.6. Het SSN kan niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten of weglatingen die het gevolg zijn van onjuiste, onvolledige, onnauwkeurige informatie of informatie onder voorbehoud, die door de cliënt of door de overheid werd overgemaakt, noch voor het ontbreken van antwoorden op verzoeken om informatie door het SSN, dat niet verplicht is een herinnering te sturen.

Het SSN streeft ernaar informatie en advies, juridisch of anderszins, zo juist en volledig mogelijk te verstrekken, maar de informatie en het advies die het SSN verstrekt, blijft altijd indicatief. Om deze reden kan het SSN niet aansprakelijk worden gesteld indien de informatie en het advies onjuist of onvolledig waren of bepaalde interpretaties bevatten die kunnen worden aangevochten door de rechtspraak of door de overheid.

5.7. De cliënt blijft steeds zelf verantwoordelijk voor de naleving van de wetgeving binnen zijn onderneming. Het SSN kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor de niet-naleving door de cliënt van de geldende wetgeving.

De cliënt kan van het SSN nooit een vergoeding vorderen voor bedragen die hij in ieder geval zou hebben moeten betalen op basis van de geldende wet- en regelgeving, zelfs in geval van bewezen fout van het SSN.

Artikel 6 – Bescherming van persoonsgegevens

6.1. Het SSN is o.a. de verwerkingsverantwoordelijke van de identificatie- en contactgegevens van de cliënt. De te bereiken doeleinden, d.w.z. de objectieven, zijn: klantenbeheer en de verwezenlijking van gerechtvaardigde belangen, zijnde  prospectie en informatie over de geleverde diensten.

Deze gegevens worden bewaard in België en worden nooit aan derden gecommuniceerd. Enkel de verwerkers van het SSN zijn, indien nodig, bevoegd om de gegevens te verwerken wanneer dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden.

De cliënt kan rechtstreeks en kosteloos bij het SSN zijn recht van toegang tot, rechtzetting van, verwijdering van en verzet inzake de gegevens uitoefenen. De cliënt heeft bovendien het recht zich kosteloos te verzetten tegen het gebruik van zijn gegevens voor direct marketing doeleinden.

De identificatie- en contactgegevens worden bijgehouden gedurende een termijn van 1 jaar na de beëindiging van de contractuele relatie tussen het SSN en de cliënt, met uitzondering van de gegevens opgenomen in contractuele of officiële documenten.

6.2 De cliënt is de verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van werknemers die hij in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst aan het SSN verstrekt. Het SSN is verwerker en verwerkt de gegevens louter in het kader van de verwezenlijking van de contractuele taken die aan hem toevertrouwd zijn of uitsluitend in opdracht van de cliënt.

Als verwerkingsverantwoordelijke zorgt de cliënt ervoor dat zijn werknemers correct geïnformeerd zijn over de modaliteiten inzake de verwerkingshandelingen uitgevoerd in het kader van de loonadministratie en het personeelsbeheer.

De cliënt-notaris, die conform artikel 3.4 aan het SSN de voorbereiding van zijn sociale balans toevertrouwt, neemt kennis van het feit dat de gegevens met betrekking tot opleidingen worden opgevraagd bij de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.

Het SSN verwerkt alle gegevens, verzameld via derden of die de cliënt op grond van de aansluitingsovereenkomst verstrekt, strikt vertrouwelijk en neemt redelijke maatregelen om hun bescherming (vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid) te waarborgen.

Het SSN streeft ernaar passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

De loongegevens worden bewaard in België tot de wettelijk voorziene vervaldatum van 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Vervolgens worden deze gegevens vernietigd.

Het SSN verbindt zich ertoe de dossierbeheerders te onderwerpen aan een strikte vertrouwelijkheidsplicht.

Het SSN helpt de cliënt om zijn verplichtingen in verband met de bescherming van persoonsgegevens verwerkt in het kader van de overeenkomst tussen het SSN en de cliënt te vervullen, en meer bepaald met betrekking tot:

  • de uitoefening van de rechten van de betrokken personen;
  • de melding van een inbreuk in verband met de persoonsgegevens;

Het SSN stelt de cliënt alle nodige informatie ter beschikking om het bewijs te leveren dat de cliënt zijn verplichtingen in het kader van de bescherming van persoonsgegevens naleeft.

Het SSN zal zijn volle medewerking verlenen in geval van een audit, rechtstreeks uitgevoerd door de cliënt of door een andere gemandateerde auditor.

6.3. Zowel het SSN als de cliënt duiden ieder voor zich één of meer contactpersonen aan. Het verzoek om en/of de mededeling van gegevens verloopt uitsluitend via deze contactpersonen.

6.4. De cliënt machtigt het SSN om de sociale inspecteurs de nodige informatie te verstrekken in het kader van een controle (bv. de prestatiestaten, de individuele rekeningen, ...).

De cliënt-notaris die beroep doet op de diensten van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat om een loonanalyse te verkrijgen, machtigt het SSN om de gegevens, noodzakelijk om deze analyse uit te voeren, te communiceren aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.

De cliënt-notaris die beroep doet op de diensten van het Fonds voor Bestaanszekerheid om hulp te krijgen in het kader van de op hem rustende verplichting inzake outplacement, machtigt het SSN om aan het Fonds voor Bestaanszekerheid de gegevens noodzakelijk om deze hulp te kunnen verstrekken, te communiceren.

De cliënt machtigt het SSN om bepaalde verwerkingshandelingen van gegevens uit te besteden in het kader van de verwezenlijking van zijn contractuele taken. Zo worden de gegevens bijvoorbeeld verwerkt door de informaticaleveranciers van het SSN. Deze partners zijn contractueel gehouden de bestaande verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven.

6.5. Enkel de werkgever is cliënt van het SSN. De medewerkers van het SSN zullen geen antwoord geven op vragen van werknemers van de cliënt, tenzij de cliënt de werknemer als contactpersoon heeft aangeduid en dit aldus aan het SSN heeft gecommuniceerd.

Voor vragen van andere werknemers dan de contactpersoon, kan het SSN een antwoord per e-mail bezorgen, indien de cliënt in kopie staat van de vraag die door de werknemer per e-mail wordt gesteld.

6.6. De medewerkers van het SSN zullen in geen geval gegevens uit een dossier verstrekken aan cliënten die geen titularis zijn van dit dossier, noch aan niet-gemachtigde derden.

6.7. Het SSN heeft een gemachtigde voor de bescherming van gegevens aangeduid. Alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunnen aan deze gemachtigde worden gericht (privacy@belnot.be).

Artikel 7: Samenwerking met externe ondernemingen

Het SSN kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de werkwijze en de geleverde diensten van de externe ondernemingen waarmee het samenwerkt. Voor alle vragen over de diensten van deze ondernemingen dient de cliënt rechtstreeks met hen contact op te nemen. Om veiligheidsredenen heeft het SSN geen toegang tot de paswoorden die haar cliënten gebruiken voor de toegang tot de databanken van deze externe ondernemingen.

Artikel 8: Duur van de overeenkomst en prestaties bij het einde van de overeenkomst

8.1. De overeenkomst tussen het SSN en de cliënt treedt in werking op de datum vermeld in de aansluitingsovereenkomst. Als die datum niet is vermeld, treedt de overeenkomst in werking op de 1e dag van het kwartaal volgend op de ondertekening van de aansluitingsovereenkomst. De aansluitingsovereenkomst wordt gesloten voor een periode van minimaal 3 kalenderjaren, plus het resterende deel van het lopende kalenderjaar waarin zij in werking is getreden.

8.2. Na het verstrijken van de initiële duur zoals bepaald in artikel 8.1., wordt de overeenkomst stilzwijgend van jaar tot jaar verlengd, tenzij zij door één van de partijen beëindigd wordt per aangetekende brief, die uiterlijk op 30 juni van het lopende jaar verzonden wordt om de overeenkomst op te zeggen per 31 december van het lopende jaar.

8.3. In geval van eenzijdige beëindiging van de overeenkomst door één van beide partijen tijdens de initiële duur zoals bepaald in art. 8.1. of zonder inachtneming van de termijn van zes maanden om de overeenkomst te beëindigen op 31 december van het lopende jaar (art. 8.2.), zal de partij die de overeenkomst vroegtijdig beëindigt, een schadevergoeding verschuldigd zijn aan de andere partij. Deze vergoeding zal gelijk zijn aan de helft van de beheerskosten die verschuldigd zijn voor het resterende deel van de looptijd van deze overeenkomst, met een minimum van zes maanden.

8.4. Onverminderd enig ander contractueel of wettelijk recht, heeft het SSN het recht om zonder rechterlijke tussenkomst en zonder voorafgaande ingebrekestelling de aansluitingsovereenkomst tussen het SSN en de cliënt op de laatste dag van het lopende kwartaal bij aangetekende brief te beëindigen, zonder enige vergoeding aan de cliënt of opzegtermijn te zijn verschuldigd, in geval van manifeste niet-naleving van de bepalingen van de aansluitingsovereenkomst.

Onder manifeste niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst vallen onder meer (niet-limitatief): het weigeren tijdige, juiste en/of volledige inlichtingen te verschaffen, de herhaaldelijke niet-betaling van facturen (d.w.z. minstens 2 keer), het grovelijk miskennen van een verbintenis of een relevante wettelijke plicht of het niet-naleven van een andere essentiële verbintenis.

8.5. Deze overeenkomst wordt automatisch beëindigd in de volgende gevallen:

  • In geval van overmacht waardoor het SSN niet langer in staat is om zijn taken uit te voeren;
  • In geval van onderling akkoord met de cliënt op basis van de voorwaarden opgenomen in dit onderling akkoord;
  • Als gevolg van de staking van de activiteiten of het niet meer tewerkstellen van personeel door de cliënt;
  • Wanneer het SSN kennis neemt van de insolventie van de cliënt;
  • Als gevolg van het faillissement of de ontbinding als rechtspersoon van de cliënt;

8.6. Na het beëindigen van de overeenkomst bereidt het SSN alle sociale documenten voor de werknemers van de cliënt voor, conform de wettelijke verplichtingen en termijnen, en legt deze documenten voor aan de cliënt. Daarnaast voorziet het SSN de cliënt van alle administratieve gegevens die hij nodig heeft om verder de arbeidsformaliteiten opgelegd door de wet te vervullen.

Artikel 9 – Wijziging van de bijlagen bij de aansluitingsovereenkomst

De algemene voorwaarden van het SSN kunnen te allen tijde worden geraadpleegd door de cliënt via de website www.ssn.be.

Het SSN behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden alsook de bepalingen in de bijlage dienstverlening van tijd tot tijd te wijzigen. De cliënt wordt schriftelijk (per brief en/of per e-mail) op de hoogte gesteld van deze wijziging.

Bij gebrek aan akkoord, kan de cliënt binnen 30 dagen na de kennisgeving van de wijziging, de overeenkomst beëindigen per aangetekende brief. In dit geval zal de overeenkomst op 31 december van het lopende jaar beëindigd worden. Indien de cliënt het SSN niet binnen 30 dagen na de kennisgeving van de wijziging in kennis heeft gesteld van het feit dat hij niet akkoord gaat, gaan partijen ermee akkoord dat de wijzigingen door de cliënt definitief zijn aanvaard.

Artikel 10 – Slotbepalingen

Indien een bepaling of een deel van een bepaling van de aansluitingsovereenkomst nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar zou zijn, kan dit geen aanleiding geven tot de nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van de overige bepalingen (of delen ervan) van de overeenkomst en zal de overeenkomst tussen de partijen blijven gelden met uitzondering van de nietige, ongeldige of niet-afdwingbare bepaling of deel van een bepaling.

In voorkomend geval, wordt de nietige, ongeldige of niet-afdwingbare bepaling of deel daarvan van rechtswege vervangen door de wettige geldige en afdwingbare bepaling die de oorspronkelijke bepaling of deel daarvan zowel qua inhoud, qua draagwijdte als qua bedoeling het dichtst benadert.