EEN NIEUWE CAO CREËERT VOORTAAN EEN KADER VOOR TELEWERK IN DE PRIVÉSECTOR DAT DOOR DE OVERHEID OPGELEGD WORDT NAAR AANLEIDING VAN DE GEZONDHEIDSCRISIS

Zoals u weet, is telewerken sinds 2 november 2020 opnieuw verplicht omwille van de gezondheidscrisis waarin we ons al bijna een jaar lang bevinden. Om de rechtsonzekerheid, die wordt veroorzaakt door het ontbreken van een wettelijk kader voor verplicht of aanbevolen telewerk als gevolg van de gezondheidscrisis, weg te nemen, heeft de Nationale Arbeidsraad op 26 januari jl. de CAO nr. 149 (hierna «CAO 149») goedgekeurd. Hieronder vindt u meer informatie over dit onderwerp.

  1. Algemene beginselen

CAO 149 betreffende telewerk in het kader van de gezondheidscrisis is van suppletieve aard. Dit betekent dat bedrijven die op 1 januari 2021 al een kader voor occasioneel telewerk of een regeling van structureel telewerk hebben ingevoerd, vrijgesteld zijn van de verplichtingen die opgelegd worden door CAO 149. Met andere woorden is CAO 149 niet van toepassing op bedrijven die op 1 januari 2021 reeds een beleid rond telewerk, dat verschillende vormen kan aannemen (CAO’s, individuele akkoorden,  telewerkpolicies die zijn opgesteld met inachtneming van de regels van het sociaal overleg), hebben ingevoerd. Een bedrijf waarin alle werknemers reeds een overeenkomst inzake telewerk hebben ondertekend, voldoet bijvoorbeeld aan de voorwaarden van de CAO en hoeft dus niets meer te doen.

Deze nieuwe CAO 149 is gesloten voor een bepaalde duur tot en met 31 december 2021 en bestaat uit twee luiken: (1) een luik gewijd aan de arbeidsvoorwaarden en het statuut van de telewerker en (2) een luik gewijd aan welzijn op het werk.

Bovendien bevestigt de CAO dat een telewerker op dezelfde manier moet worden behandeld als wanneer hij in de bedrijfslokalen aanwezig zou zijn. Indien er specifieke voorwaarden voorzien zijn of indien er een aangepast uurrooster van toepassing zou zijn in geval van telewerk, moet de werkgever de telewerker daarover uitdrukkelijk informeren.

  1. Modaliteiten aangaande telewerk die in een akkoord moeten worden vastgelegd

Overeenkomstig de bepalingen van CAO 149 moet met de werknemers die telewerken wegens de gezondheidscrisis, een akkoord worden bereikt over de volgende punten:

  • De terbeschikkingstelling van de voor het telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning of, bij ontstentenis daarvan, de betaling van de daaraan verbonden kosten (zie punt 3 hieronder),
  • het werkregime dat van toepassing is op de telewerker, met vermelding van de tijden waarop de telewerker bereikbaar moet zijn,
  • De regels voor de controle op de te behalen resultaten en/of de beoordelingscriteria.

CAO 149 schrijft niet voor welke vorm deze overeenkomst moet aannemen, maar bepaalt dat het moet worden opgesteld met inachtneming van de regels van het sociaal overleg. Er wordt op dit punt een zekere flexibiliteit gelaten aan de ondernemingen. Het akkoord kan bijgevolg het voorwerp uitmaken van een ondernemingscao, een wijziging van het arbeidsreglement, een individueel akkoord of een telewerkpolicy die is opgesteld met inachtneming van de regels van het sociaal overleg.

  1. Terbeschikkingstelling van het nodige materiaal en/of terugbetaling van de onkosten.

Indien de werkgever de telewerker niet de technische ondersteuning en de voor het telewerk benodigde apparatuur, het is te zeggen ten minste een draagbare computer, ter beschikking stelt, zal hij de kosten inzake installatie van relevante informaticaprogramma’s moeten dragen alsook de gebruiks-, werkings-, onderhouds- en afschrijvingskosten van het eigen materiaal van de werknemer.

CAO 149 stelt geen bedrag van tussenkomst vast wanneer de werknemer zijn eigen materiaal gebruikt. Daarom zal het bedrag moeten worden vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten of, gemakshalve, op basis van de door de RSZ en de fiscale administratie aanvaarde forfaitaire bedragen:

  • 20 EUR per maand voor het gebruik van zijn eigen internetverbinding en/of,
  • 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen laptop van de werknemer en dit alleen indien deze kosten niet reeds door de werkgever wordt gedragen (bv. indien de werknemer een laptop van het werk heeft) en/of,
  • 129,48 EUR per maand voor bureaukosten (ter dekking van o.a. verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, ...).

Wij wijzen er u graag op dat de algemene regel is, dat de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, moet kunnen worden gerechtvaardigd in geval van een sociale of fiscale controle. Daarom is het raadzaam voorzichtig te zijn en ervoor te zorgen dat een redelijk bedrag wordt toegekend, dat overeenkomt met de realiteit en dat in verhouding is met het aantal uren waarop aan telewerk wordt gedaan. Bovendien moet erop worden toegezien dat de kosten in verband met telewerk niet reeds worden gedekt door een vergoeding van kosten eigen aan de werkgever. Verdere details aangaande deze vergoedingen zijn terug te vinden op de website van de RSZ, die u zal helpen bij het bepalen van het bedrag van forfaitaire kostenvergoeding, die u redelijkerwijs aan uw werknemers kan toekennen:

  1. Welzijn op het werk

Parallel met het bovenstaande moet de werkgever de telewerkers informeren over:

  1. het beleid van het bedrijf inzake welzijn op het werk dat specifiek betrekking heeft op telewerk:
  • Aanpassing van de werkplek (mogelijke aanpassingen),
  • Goed gebruik van beeldschermen,
  • Beschikbare ondersteuning op het vlak van techniek en informatica.

U bent waarschijnlijk al door uw externe preventiedienst gecontacteerd voor de uitvoering van dit beleid. Vergeet in dat geval niet om de ontvangen documenten aan uw werknemers te overhandigen. Bij gebrek hieraan, gelieve over dit onderwerp contact op te nemen met uw externe preventiedienst.

  1. De personen tot wie zij zich kunnen wenden voor alle vragen die verband houden met het welzijn (direct leidinggevende, preventieadviseur, ...).

Ten slotte moeten de werkgevers passende maatregelen nemen om de isolatie van werknemers te voorkomen, met bijzondere aandacht voor kwetsbare telewerkers.

  1. Praktisch

Wanneer u op 1 januari 2021 nog geen telewerkbeleid hebt opgesteld op het niveau van uw onderneming, zijn de verplichtingen van CAO 149 van toepassing op uw onderneming indien uw werknemers telewerken omwille van de coronacrisis.

In dit geval dient er een overeenkomst te worden gesloten met uw werknemers en wij verzoeken u dan ook om zo spoedig mogelijk contact op te nemen met uw Payroll Administrator van het SSN, zodat hij/zij u een modelovereenkomst kan toesturen die voldoet aan de vereisten van CAO 149. U kan ook beslissen om in overleg met al uw werknemers een telewerkbeleid uit te stippelen met inachtneming van de regels van het sociaal overleg. Indien u een dergelijk beleid wenst in te voeren in plaats van individuele overeenkomsten af te sluiten, kan u contact opnemen met de juridische dienst (via legal@ssn.be ) zodat zij u kunnen begeleiden bij de te volgen stappen.

By Yasmina Benali
Legal Advisor