De fiscus wenst een preciezer idee te krijgen van de bedragen die aan de werknemers worden terugbetaald als “kosten eigen aan de werkgever”.

Bijgevolg dienen de fiscale fiches vanaf het inkomstenjaar 2022 het volgende te vermelden:

• de bedragen die aan de werknemers worden toegekend voor elke categorie van de vergoedingen kosten eigen aan de werkgever;
• de kostenvergoedingen toegekend op basis van bewijsstukken.

In de huidige news kan u meer informatie terugvinden met betrekking tot de kosten eigen aan de werkgever en de wijzigingen die op til staan.

1. Begrip kosten eigen aan de werkgever

Onkostenvergoedingen zijn de bedragen die aan werknemers worden betaald om hen de kosten terug te betalen die gemaakt werden voor hun werkgever. Het betreft met andere woorden vergoedingen die kosten dekken die eigen zijn aan de werkgever, maar die in eerste instantie door de werknemer betaald werden. De werknemer schiet deze kosten voor, en de werkgever betaalt deze kosten vervolgens terug. Dit wil dus zeggen dat de werknemer zich niet mag verrijken op basis van de kostenvergoedingen die door de werkgever worden terugbetaald.

Het gaat bijvoorbeeld over kosten die de werknemer betaald heeft in verband met professionele telefoongesprekken die hij met zijn privé-gsm heeft gevoerd. Een ander voorbeeld betreft de werknemer die voor zijn werkgever broodjes koopt voor een vergadering met cliënten. Dit zijn kosten eigen aan de werkgever.

In principe zijn de bedragen die aan de werknemer worden terugbetaald als kosten onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen voor zover de betaalde vergoeding de kosten eigen aan de werkgever dekt (kosten die de werkgever heeft in het kader van zijn professionele activiteit) en dat de vergoeding effectief wordt toegekend voor deze kosten.

In feite dienen de toegekende bedragen van de kostenvergoeding overeen te komen met de reële kosten die door de werknemer gemaakt worden, en mogen ze in geen geval loon uitmaken. De werkgever dient steeds in staat te zijn om de werkelijkheid van de kosten aan te tonen aan de hand van bewijsstukken of op basis van de forfaitaire bedragen die aanvaard worden door de RSZ en/of de fiscus.

2. Types van kosten eigen aan de werkgever op fiscaal vlak

Op fiscaal vlak onderscheidt men drie verschillende categorieën kostenvergoedingen:

• Categorie 1: forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen

Het begrip forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen wordt niet door de wet gedefinieerd.

Het wordt echter algemeen aanvaard dat de kostenvergoedingen die de overheid aan haar personeel toekent hieronder vallen. Het betreft voornamelijk de kilometervergoedingen die worden toegekend voor professionele verplaatsingen (maximum 0,3707 EUR/Km). Deze categorie omvat niet de kilometervergoedingen toegekend voor woon-werkverkeer, aangezien dit een andere categorie betreft op de fiscale fiche.

Daarnaast bevat deze categorie ook de vergoeding voor bureaukosten in geval van regelmatig en structureel telewerk voor zover de voorwaarden die worden voorzien door de fiscale circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 worden nageleefd (bijvoorbeeld dat er minstens het equivalent van 1 voltijdse dag per week van thuis uit gewerkt wordt, bekeken op maandbasis).

De forfaits met betrekking tot het professioneel gebruik van een eigen internetverbinding, laptop, tweede scherm en/of printer maken eveneens een forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen uit, voor zover de voorwaarden van de circulaire 2021/C/20 worden nageleefd. Deze forfaits kunnen gecumuleerd worden met de vergoeding voor bureaukosten in geval van regelmatig en structureel telewerk die hierboven wordt beschreven en die door dezelfde circulaire wordt geregeld. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij u naar onze news van 6 januari 2022.

Deze verschillende forfaits die door de fiscus geaccepteerd worden, maken maximumbedragen uit. Het is dus in elk geval mogelijk om een lager bedrag te voorzien. Dit lager bedrag zal nog steeds als een forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen worden beschouwd.

Ten slotte bevat deze categorie ook de onkostenvergoedingen die het voorwerp uitmaken van een ruling waarvan het bedrag werd goedgekeurd door de Dienst voorafgaande beslissingen. De fiscale administratie is daarentegen niet gebonden door forfaitaire onkostenvergoedingen die aanvaard werden door de RSZ, waardoor deze niet als een forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen beschouwd worden. Zo zal bijvoorbeeld het onkostenforfait dat door de RSZ aanvaard wordt voor de terugbetaling van parkingkosten geen forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen uitmaken (tenzij er hierover een ruling werd gesloten).

• Categorie 2: Forfaitaire terugbetaling van kosten op basis van overige criteria

Deze categorie omvat alle kostenvergoedingen die niet op basis van ernstige normen worden toegekend (zie categorie 1 hierboven). Het betreft terugbetalingen die de werkgever uitvoert op basis van een (in principe voorafgaande) forfaitaire inschatting van de kosten die zijn werknemer zal dragen.

Het betreft bijvoorbeeld een forfaitaire kostenvergoeding van 100 EUR per maand die wordt toegekend als representatievergoeding.

De bepaling van een dergelijk forfait is een feitenkwestie. Het bedrag van deze onkostenvergoeding wordt vaak vastgelegd rekening houdend met de functie en het takenpakket van de werknemer in de onderneming.

• Categorie 3: terugbetaling van kosten op basis van reële kosten

Deze categorie betreft de terugbetalingen van kosten die de werkgever uitvoert op basis van bewijsstukken die de werknemer kan voorleggen (bijvoorbeeld kasticket, factuur, BTW bonnetje, enz…).

3. Fiscale fiches - nieuwigheden

Forfaitaire vergoedingen, die als onkostenvergoeding worden toegekend, zijn aftrekbaar als beroepskosten in hoofde van de werkgever wanneer deze op de fiscale fiche van de betrokken werknemers worden vermeld.

Tot voor kort moesten deze forfaitaire vergoedingen, die als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever werden toegekend, gewoon op de fiche 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders) worden vermeld in het vak "Diverse inlichtingen".

Indien er bijvoorbeeld een forfait van 100 euro per maand werd toegekend, volstond het om een vakje aan te kruisen op de fiscale fiche.

Bovendien verschenen de melding en/of het bedrag van de kosten, wanneer verschillende categorieën van kosten werden gecombineerd, steeds op dezelfde lijn zonder een onderscheid in deze categorieën te maken. Bijgevolg was het niet nodig om de bedragen, die voor elke categorie van kosten waren toegekend, te vermelden.

Daarenboven bestond er in het geval van terugbetalingen op basis van bewijsstukken geen formele aangifteverplichting.

De fiscus wil nu een duidelijker beeld hebben van de bedragen die worden toegekend als terugbetaling van "kosten eigen aan de werkgever", daarom zijn de gegevens, die op de fiscale fiches moeten worden opgenomen aangaande de terugbetaling van kosten, aangepast.

1. Nieuwigheden vanaf het inkomstenjaar 2021 (aanslagjaar 2022)

Het inkomstenjaar 2021 zal een "overgangsjaar" zijn. Inhoudelijk verandert er niets, alleen de lay-out zal anders zijn.

De in het inkomstenjaar 2021 (aanslagjaar 2022) toegekende onkostenvergoedingen zullen immers op een iets andere manier worden voorgesteld dan in het inkomstenjaar 2020. Er wordt nu een lijn voorzien voor elke categorie van onkostenvergoedingen in plaats van een gemeenschappelijke lijn voor alle drie de categorieën.

Echter zal enkel het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding op basis van overige criteria moeten worden vermeld.

2. Nieuwigheden vanaf het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023)

Vanaf het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) zullen meer ingrijpende wijzigingen van toepassing zijn. Deze nieuwe regeling zal derhalve vanaf 1 januari 2022 van toepassing zijn op alle categorieën van kosten (reële en forfaitaire) die worden toegekend.

In de eerste plaats moeten op de fiscale fiche de verschillende bedragen, die voor alle categorieën van onkostenvergoedingen worden toegekend, duidelijk worden vermeld.

Bovendien moeten alle vergoedingen die op basis van bewijsstukken zijn betaald, op de fiscale fiche worden vermeld, ongeacht de wijze waarop de vergoeding is betaald (via de loonbetaling of via een terugbetaling rechtstreeks aan de werknemer).

Samengevat zal de fiscale fiche drie lijnen tellen, één per categorie van terugbetaling (categorie 1, 2 en 3) en de bedragen voor elke categorie zullen moeten worden ingevuld. Bijgevolg zullen, indien verschillende categorieën van kosten worden gecombineerd, de melding en/of het bedrag niet meer op één enkele lijn staan. Er moet dus een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen forfaitaire terugbetalingen die worden bepaald op basis van ernstige normen en forfaitaire terugbetalingen die gebaseerd zijn op overige criteria.

Het vermelden van de bedragen van alle betaalde vergoedingen en de verplichting om de op basis van bewijsstukken vastgestelde vergoedingen te vermelden, zullen de fiscus een duidelijker en transparanter beeld geven van de toegekende kostenvergoedingen. Dit zal onder meer bijdragen tot een betere controle ter zake en de fiscus in staat stellen eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen beter op te sporen.

4. Sancties

Bij niet-naleving van de aangifteverplichtingen loopt de werkgever het risico dat de fiscale aftrekbaarheid van de toegekende vergoedingen als beroepskosten wordt geweigerd en/of dat hem een administratieve boete wordt opgelegd.

In tegenstelling tot wat is bepaald voor forfaitaire vergoedingen, leidt het niet vermelden van de vergoedingen vastgelegd op basis van bewijsstukken niet automatisch tot afwijzing ervan als beroepskosten. Echter wordt de inbreuk wel gesanctioneerd met een administratieve boete.

Bovendien kunnen terugbetalingen die niet verantwoord worden door een fiscale fiche, onderworpen worden aan de aanslag op geheime commissielonen.

5. Bedrijfsleider

Bovenstaande principes zijn ook van toepassing op bedrijfsleiders. Bijgevolg zijn de onkostenvergoedingen, die toegekend worden aan de bedrijfsleiders ook onderworpen aan soortgelijke regels en moeten deze ook op de fiscale fiche 281.20 worden vermeld.

6. In de praktijk

Gelet op de wijzigingen in de fiscale aangifte, die van toepassing zijn op de onkostenvergoedingen die vanaf 1 januari 2022 worden toegekend, is het van groot belang dat de bedragen, die als onkostenvergoeding aan uw werknemers (of bedrijfsleiders) worden betaald, correct worden uitgesplitst in de verschillende categorieën op de fiscale fiches die vanaf het inkomstenjaar 2022 zullen worden opgesteld en dit om eventuele sancties te vermijden.

Als u dus onkostenvergoedingen toekent aan uw werknemers of aan een bedrijfsleider, is het van essentieel belang dat het SSN de aard van deze vergoedingen kent, zodat wij deze in de juiste categorie kunnen aangeven. Indien wij niet over voldoende verduidelijking beschikken van uw kant, worden deze vergoedingen automatisch opgenomen in de categorie: terugbetaling van kosten op basis van overige criteria.

In de praktijk zullen cliënten, die momenteel forfaitaire onkostenvergoedingen aan hun werknemers (of bedrijfsleiders) toekennen, binnenkort individueel worden gecontacteerd zodat zij ons kunnen meedelen in welke categorie (forfaitaire onkostenvergoedingen vastgesteld op basis van ernstige normen of op basis van overige criteria) deze vergoedingen (of een deel van deze vergoedingen) op de volgende fiscale fiches moeten worden vermeld.

Bovendien is het verplicht om de kosten, die op basis van bewijsstukken worden terugbetaald, voortaan op de fiscale fiches te vermelden. Gelieve dan ook zeker uw dossierbeheerder te informeren indien u aan uw werknemers (of bedrijfsleiders) onkostenvergoedingen moet toekennen die op basis van bewijsstukken worden bepaald, alsook de bedragen van deze vergoedingen.

Ten slotte moet u er, zoals hierboven meegedeeld, in ieder geval op letten dat de bedragen die als onkostenvergoeding worden toegekend, overeenkomen met werkelijk gemaakte kosten en deze in geen geval “geoptimaliseerd” loon uitmaken.

Indien u vragen heeft over deze news, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze juridische dienst via legal@ssn.be.