VRAAG VAN DE MAAND - NOVEMBER 2024
Mijn medewerker heeft op het einde van dit jaar nog veel vakantiedagen over. Moet ik hem verplichten om deze op te nemen of kunnen we afspreken dat hij deze mag overdragen?
Het antwoord op deze vraag hangt af van het soort vakantiedagen dat nog niet werd opgenomen:
- wettelijke vakantiedagen;
- vrije feestdagen;
- extralegale vakantiedagen.
1. Wat de wettelijke vakantiedagen betreft
1.1. Principes
Wettelijke vakantiedagen kunnen in principe niet overgedragen worden naar het volgende jaar, zelfs niet indien beide partijen hiermee instemmen.
De werknemer dient zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen voor het einde van het jaar en uiterlijk op 31 december 2024. Wij raden u dan ook sterk aan om uw werknemers uit te nodigen om hun resterende wettelijke vakantiedagen voor het einde van het jaar op te nemen en hierbij mee te delen dat het verplicht is om deze op te nemen voor 31 december 2024.
In de praktijk kunnen uw werknemers hun saldo van resterende vakantiedagen raadplegen op hun laatste loonfiche of via de e-afwezigheidsmodule voor wie hier gebruik van maakt. U kan ook het resterende saldo van uw medewerkers zelf consulteren via de rapporteringsmodule op ons online platform.
Indien sommige werknemers ondanks deze herinnering hun vakantiedagen niet hebben opgenomen voor 31 december, dan bent u er in principe niet toe gehouden om deze uit te betalen.
1.2. Uitzonderingen: mogelijkheid tot overdracht
Sinds dit jaar kan een werknemer die zich in de onmogelijkheid bevindt om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen voor 31 december omwille van één van de volgende oorzaken van schorsing van de arbeidsovereenkomst:
- Arbeidsongeval of beroepsziekte;
- Ongeval of ziekte van gemeen recht;
- Moederschapsrust;
- Omgezet moederschapsverlof (voor de vader of mee-moeder);
- Profylactisch verlof (werkonderbreking ten gevolge van een profylactische maatregel wanneer de werknemer in contact is gekomen met een persoon die aan een besmettelijke ziekte lijdt);
- Geboorteverlof;
- Adoptieverlof;
- Pleegzorgverlof;
- Pleegouderverlof.
zijn niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen overdragen naar de 24 maanden volgend op het einde van het jaar waarin hij ze had moeten opnemen (“vakantiejaar”). Bovendien worden deze overgedragen dagen aan het einde van het jaar al uitbetaald.
Het begrip “onmogelijkheid” is niet gedefinieerd en is niet eenvoudig te beoordelen (bv: wat indien een werknemer gedurende een lange periode ziek is en terug komt werken in december?). Momenteel moet dit begrip strikt worden geïnterpreteerd. Uw werknemer moet dus alle vakantiedagen opnemen die hij nog kan opnemen tussen nu en het einde van het jaar, anders zullen ze verloren gaan.
Voorbeeld 1:
Een werkneemster is sinds 5 september 2024 arbeidsongeschikt voor een periode van 5 maanden. Op 5 september 2024 had ze nog recht op 10 wettelijke vakantiedagen. Aangezien ze arbeidsongeschikt zal zijn tot en met 31 december 2024, is het voor de werkneemster onmogelijk om haar wettelijke vakantiedagen op te nemen voor 31 december 2024. Deze 10 dagen zullen dus uitbetaald worden in december 2024 en kunnen worden overgedragen voor een periode van 24 maanden. De werknemer kan ze dus opnemen tussen 1 januari 2025 en 31 december 2026.
Voorbeeld 2:
Een werknemer is sinds 6 oktober 2024 arbeidsongeschikt voor een periode van 2 maanden. Op 6 oktober 2024 had hij nog recht op 10 wettelijke vakantiedagen. Bij zijn terugkeer, op 6 december 2024, zal de werknemer de mogelijkheid hebben zijn resterende vakantiedagen op te nemen voor 31 december 2024. Het is dus niet onmogelijk om ze nog op te nemen. Deze 10 dagen kunnen bijgevolg niet worden overgedragen en de werknemer zal ze moeten opnemen voor 31 december 2024.
In de praktijk, als de arbeidsovereenkomst geschorst is op het einde van het jaar omwille van één van de bovengenoemde redenen, zullen de resterende wettelijke vakantiedagen automatisch uitbetaald worden in december en overgedragen worden naar de volgende jaren.
2. Wat de vrije feestdagen betreft
De vrije feestdagen die worden toegekend ter vervanging van een feestdag die samenvalt met een gewone inactiviteitsdag (bijvoorbeeld zondag 21 juli), dienen eveneens verplicht opgenomen te worden in de loop van 2024 en ten laatste op 31 december 2024. Zij kunnen dus niet worden overgedragen naar het volgende jaar.
Gezien het feit dat elke werknemer conform de feestdagenwet recht heeft op 10 wettelijke feestdagen per jaar, is de overdracht van één van deze 10 dagen naar het volgende jaar – zelfs indien het een vervangingsfeestdag betreft - verboden.
3. Wat de extralegale vakantiedagen betreft
Extralegale vakantiedagen kunnen worden toegekend op sectorniveau, op ondernemingsniveau of aan uw werknemers individueel.
Binnen de sector van het notariaat zijn bijvoorbeeld anciënniteitsverlof, cao-dagen, classificatieverlof, enz. extralegale vakantiedagen die op sectorniveau worden toegekend.
Als deze verlofdagen niet voor het einde van het jaar worden opgenomen, zijn ze in principe gewoon verloren.
Anderzijds is de overdracht van extralegale vakantiedagen, in tegenstelling tot de wettelijke vakantiedagen en vrije feestdagen, juridisch niet verboden, tenzij anders is bepaald. Indien u dit wenst, kunt u uw werknemers dus toestaan hun extralegale vakantiedagen naar het volgende jaar over te dragen.
Gelieve ons in dit geval te informeren over het aantal extralegale vakantiedagen dat eventueel mag overgedragen worden. Wij raden bovendien aan om richtlijnen vast te leggen omtrent de overdracht van de extralegale vakantiedagen (aantal dagen dat overgedragen mag worden, beperking in de tijd voor de overdracht van deze dagen,…). Er bestaan hieromtrent geen verplichtingen, wat betekent dat u als werkgever vrij bent om zelf de modaliteiten van de overdracht te bepalen. Indien u dit voordeel aan alle werknemers wenst toe te kennen, raden wij evenwel aan om de modaliteiten vast te leggen in een e-mail of policy.
De eventuele overgedragen extralegale vakantiedagen dienen op de prestatiestaat weergegeven te worden als “conventionele vakantie” (= code “CV”).
Indien u concrete vragen hebt over de vakantiedagen van uw werknemers, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw dossierbeheerder of met onze juridische dienst via legal@ssn.be.