Depuis le 1er février 2023, le prix de la carte train SNCB a augmenté de 9,73%. Cette augmentation du prix de la carte train peut éventuellement avoir pour conséquence, une augmentation de votre intervention dans les frais de transport de vos collaborateurs utilisant les transports en commun pour se rendre au travail.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des règles applicables aux employés du secteur du notariat (CP 216) en matière de remboursement des frais de transport pour les déplacements domicile-lieu de travail et ce, en fonction du moyen de transport utilisé :

• Transports en commun (SNCB, STIB, De Lijn, TEC)

Sur présentation des justificatifs, les frais encourus par l'employé pour l'achat d'un abonnement de transports en commun pour les déplacements domicile-lieu de travail sont entièrement pris en charge par l'employeur à concurrence d'un abonnement annuel (en seconde classe, si elle existe).

• Déplacement à vélo

Une indemnité kilométrique est accordée aux employés effectuant les déplacements domicile-lieu de travail à vélo. Depuis le 1er décembre 2021, cette indemnité kilométrique est égale à 0,24 EUR par kilomètre parcouru compte-tenu de la distance la plus courte entre le domicilie et le lieu de travail.

• Autres moyens de transport

Une indemnité kilométrique est accordée aux employés effectuant les déplacements domicile-lieu de travail avec un moyen de transport autre que les transports en commun ou le vélo. Cette indemnité est égale à 0,07 EUR par kilomètre parcouru compte-tenu de la distance la plus courte entre le domicile et le lieu de travail qui est plafonnée à 60 kilomètres.

• Cumul 

En cas de cumul de plusieurs moyens de transport (par exemple, en voiture jusqu'à la gare et ensuite le train), l'indemnité finale attribuée tient compte des différents modes de transport effectivement utilisés.

Points d’attention :

• L’intervention dans les frais de déplacement de vos travailleurs est calculée par votre payroll administrator, en même temps que le salaire, sur la base des informations que vous lui communiquez. Il est donc très important de lui fournir tous les renseignements nécessaires au moment de l’entrée en service d’un collaborateur, via la fiche travailleur que nous vous envoyons mais également, en cas de changement d’adresse ou de moyen de transport utilisé.
• Veillez aussi à bien nous renseigner les jours de télétravail afin que votre intervention dans les frais de transport soit automatiquement adaptée. Toutefois, pour les travailleurs qui se déplacent en transport en commun, l’intervention complète (malgré le télétravail) restera due si le travailleur a effectivement supporté le coût d’un abonnement (mensuel ou annuel).

Comme expliqué, votre intervention dans les frais de déplacement est ajoutée au moment du calcul du salaire du travailleur. Toutefois, il existe d’autres alternatives par lesquelles vous intervenez indirectement dans les frais de transport de vos travailleurs, comme par exemple :

• Si vous avez conclu une convention tiers-payant avec la SNCB, la STIB, TEC ou De LIJN

Grâce à ce système, vous prenez directement en charge le coût des abonnements de transport en commun de vos collaborateurs. Votre collaborateur ne doit donc plus avancer le coût de son abonnement et, bien évidemment, il n’y a plus d’intervention calculée en même temps que le salaire.

Vous trouverez toutes les informations au sujet de ce système sur les sites de la SNCB, la STIB, TEC et De LIJN.

Dans ce cas, vous devez toutefois nous communiquer chaque année, en janvier, le montant versé pour l’achat des abonnements car cela doit être mentionné sur la fiche fiscale 281.10 de vos collaborateurs.

• Si vous mettez à disposition un véhicule de société

En tant qu’employeur, si vous décidez de mettre à disposition d’un collaborateur un véhicule de société qu’il pourra également utiliser à des fin privées (y compris pour les déplacements domicile-lieu de travail), un avantage en nature devra être comptabilisé.

Fiscalement, l’avantage en nature sera évalué forfaitairement selon une formule spécifique qui tiendra compte de la valeur catalogue du véhicule, du type de carburant et selon le cas, de la valeur CO2 (NEDC 1.0 ou 2.0 ou WLTP) reprise sur le certificat de conformité. Au niveau social, en tant qu’employeur, vous serez redevable d’une cotisation ONSS de solidarité calculée compte tenu du taux d’émission CO2.

Via notre site internet, vous pouvez accéder à un outil qui vous permettra d’obtenir une estimation quant à l’évaluation de l’avantage en nature et de la cotisation de solidarité due à l’ONSS. À cet égard, sachez que les taux d’émission de CO2 de référence pour 2023 étant inférieurs à ceux de 2022, cela entraîne une augmentation de l’avantage de toute nature imposable à partir de 2023 pour l’utilisation à des fins privées d’un véhicule de société. Les travailleurs devront dès lors payer plus d’impôts sur l’avantage de toute nature lié à l’usage privé de leur voiture de société.

Enfin, notez que lorsqu’un travailleur bénéficie, en plus d’un véhicule de société, d’une carte carburant, il n’y a pas, selon les dispositions légales actuelles, d’avantage en nature complémentaire à comptabiliser.

• Si vous mettez à disposition un véhicule de société considéré comme « faux hybride »

La mise à disposition de ce type de véhicule pour un usage privé fera l’objet d’une évaluation forfaitaire spécifique. Ainsi, l’avantage de toute nature sera calculé en faisant abstraction de la batterie électrique mais prendra en compte l’émission CO2 calculée sur la propulsion par carburant.

Cela concerne :

• les véhicules hybrides achetés, pris en location ou en leasing depuis le 1er janvier 2018 ;
• les hybrides plug-in ou les véhicules hybrides rechargeables ;
• les véhicules équipés d’une batterie électrique avec une capacité énergétique de moins de 0,5 kWh par 100 kilogrammes du poids du véhicule ;
• les véhicules qui émettent plus de 50 grammes de CO2 par kilomètre.

Si vous ou l’un de vos collaborateurs utilisez un tel type de véhicule, il y a lieu de vérifier quel taux de CO2 doit être pris en compte et ce, via la liste de véhicules considérés comme étant de faux hybrides disponible sur le site du SPF Finances.

Vous devrez ensuite en informer votre payroll administrator afin qu’il en prenne compte pour le calcul de l’avantage en nature.

Pour toutes questions à ce sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec votre payroll administrator.