Quand un employé sort de service, son pécule de vacances de sortie lui est payé par son précédent employeur. Ledit pécule de vacances de sortie est ensuite imputé chez le nouvel employeur. Jusqu’au 31 décembre 2023, cette imputation se faisait, généralement en juin, en une fois. A compter de 2024, cette imputation sera réalisée de manière progressive (mensuellement par la prise de vacances). Nous vous prions de trouver ci-dessous les changements applicables à ces règles d’imputation.

1. Généralités

Avant d’expliquer les règles d’imputation, rappelons quelques principes relatifs aux vacances légales.

Tous les travailleurs soumis à la réglementation relative aux vacances annuelles ont droit à un certain nombre de jours de vacances par an. Pour déterminer ce nombre, il convient de prendre en compte les prestations effectives et assimilées du travailleur au cours de l’année précédant (= exercice de vacances) l’année où les vacances sont prises (= année de vacances). Concrètement, le droit aux vacances d’un travailleur pour 2024 est déterminé sur la base des prestations effectives et assimilées du travailleur au cours de l’exercice de vacances 2023.

Afin de compenser les droits aux congés acquis par le travailleur, l’employé qui sort de service percevra un pécule de vacances de sortie. Le pécule de vacances de sortie se compose, d’une part, du pécule de vacances pour les vacances que l’employé n’a pas encore prises pendant l’année en cours, et d’autre part, du simple et double pécule de vacances pour les vacances qu’il a déjà accumulées pour l’année suivante. Par conséquent, si un employé a quitté ses fonctions en septembre 2023, son pécule de vacances de sortie se composait du :

• simple pécule de vacances pour les vacances qu’il n’avait pas encore prises en 2023 ;
• paiement anticipé de son simple pécule de vacances pour les jours de vacances de 2024 (acquis sur la base de ses prestations de 2023) et, de son double pécule de vacances (qui aurait seulement dû lui être payé en juin 2024 par son ancien employeur).

2. Imputation du pécule de vacances de sortie chez le nouvel employeur jusqu’au 31 décembre 2023 inclus

Lorsqu’un employé sort de service, le pécule de vacances de sortie auquel il a droit est repris, par son ancien employeur, sur 2 attestations de vacances. Ces attestations doivent être remises par l’employé à son nouvel employeur, afin que ce dernier soit informé de son droit aux vacances.

Jusqu’au 31 décembre 2023, les simple et double pécules de vacances de sortie, tels qu’ils étaient inscrits sur les attestations de vacances, étaient déduits en une fois durant le mois de calcul du double pécule de vacances (généralement en juin) ou en cas de changement d’employeur après juin au moment de l’entrée en service. Ce mode de calcul avait pour conséquence que l’employé ne recevait pas ou presque pas de rémunération durant ce mois. Afin d’éviter de telles situations, il a été décidé de modifier l’imputation du simple pécule de vacances de sortie.

3. Imputation du pécule de vacances de sortie chez le nouvel employeur à partir de 2024

1. Méthode de calcul

Depuis le 1er janvier 2024, la manière dont le simple pécule de vacances de sortie est imputé a changé. Cette imputation ne se fait plus en une fois, comme expliqué ci-dessus, mais de façon progressive. Ainsi, l’imputation se fera chaque fois que l’employé prendra des vacances chez le nouvel employeur. En d'autres termes, le salaire mensuel brut du mois au cours duquel l’employé prendra un jour de congé acquis chez son ancien employeur sera réduit par jour de vacances pris, et ce compte tenu du simple pécule de vacances qu’il aura déjà perçu pour ces jours de vacances lorsqu’il a quitté son ancien employeur.

Nous vous prions de trouver ci-après un exemple chiffré (simplifié) de la méthode d’imputation.

2. Exemple

a. Données

Un employé travaillait à temps plein sur 5 jours par semaine auprès de l’employeur A du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023 inclus. Pendant cette occupation chez l’employeur A en 2023, l’employé a constitué un droit à 20 jours de vacances légales. L’employé sort de service et son pécule de vacances de sortie est calculé en tenant compte d’un salaire annuel de base de 45.600 EUR (soit 3.800 EUR par mois).

Ensuite, il rejoint l'employeur B à partir du 1er janvier 2024, où il est occupé à temps plein dans le cadre d’un régime de 5 jours par semaine et où son salaire annuel de base est de 50.000 EUR (soit 4.166,67 EUR par mois).

L’employé prend les jours de congé accumulés auprès de l’employeur A en 2024, de la sorte :

• 6 jours en mars ;
• 10 jours en juillet ;
• 4 jours en novembre.

b. Imputation

En mars (6), juillet (10) et novembre (4), le travailleur prend des jours de congé acquis auprès de son précédent employeur. Comme le travailleur a déjà reçu un simple pécule de vacances pour ces jours de congé auprès de son précédent employeur, une compensation doit être effectuée pour ces jours de congé au cours de ces mois afin d'éviter un double paiement.

L’imputation se fera comme suit :

•  Mars : le travailleur prend 6 jours de vacances

• Le salaire mensuel brut du travailleur pour le mois de mars chez l’employeur B s’élève à 4.166,67 euros
• Le simple pécule de vacances doit être calculé sur la base de l’attestation de vacances:
  • Comparer les salaires auprès de l’employeur A et de l’employeur B => 45.600 EUR (attestation de vacances employeur A) < 50.000 EUR (rémunération annuelle chez l’employeur B = 4.166,67 x 12)
  • Le simple pécule de vacances que le travailleur a reçu de l'employeur A pour ces 6 jours de vacances (cf. attestation de vacances) est égal à 45.600 EUR x 7,67% x 6/20 = 1.049,26 EUR
• Le montant que le travailleur a déjà reçu de l'employeur A pour ces 6 jours de congé doit être déduit par l'employeur B du salaire mensuel brut du travailleur au mois de mars. L'employeur B versera au travailleur un salaire mensuel brut de 3.117,41 EUR (4.166,67 EUR - 1.049,26 EUR) pour le mois de mars.

• Juillet : le travailleur prend 10 jours de vacances

• Le salaire mensuel brut du travailleur pour le mois de juillet chez l’employeur B s’élève à 4.166,67 euros
• Le simple pécule de vacances doit être calculé sur la base de l’attestation de vacances:
  • Comparer les salaires auprès de l’employeur A et de l’employeur B => 45.600 EUR (attestation de vacances employeur A) < 50.000 EUR (rémunération annuelle chez l’employeur B = 4.166,67 x 12)
  • Le simple pécule de vacances que le travailleur a reçu de l'employeur A pour ces 10 jours de vacances (cf. attestation de vacances) est égal à 45.600 EUR x 7,67% x 10/20 = 1.748,76 EUR
• Le montant que le travailleur a déjà reçu de l'employeur A pour ces 10 jours de congé doit être déduit par l'employeur B du salaire mensuel brut du travailleur au mois de juillet. L'employeur B versera au travailleur un salaire mensuel brut de 2.417,91 EUR (4.166,67 EUR - 1.748,76 EUR) pour le mois de juillet.

• Novembre : le travailleur prend 4 jours de vacances

• Le salaire mensuel brut du travailleur pour le mois de novembre chez l’employeur B s’élève à 4.166,67 euros
• Le simple pécule de vacances doit être calculé sur la base de l’attestation de vacances:
  • Comparer les salaires auprès de l’employeur A et de l’employeur B => 45.600 EUR (attestation de vacances employeur A) < 50.000 EUR (rémunération annuelle chez l’employeur B = 4.166,67 x 12)
  • Le simple pécule de vacances que le travailleur a reçu de l'employeur A pour ces 4 jours de vacances (cf. attestation de vacances) est égal à 45.600 EUR x 7,67% x 4/20 = 699,50 EUR
• Le montant que le travailleur a déjà reçu de l'employeur A pour ces 4 jours de congé doit être déduit par l'employeur B du salaire mensuel brut du travailleur au mois de novembre. L'employeur B versera au travailleur un salaire mensuel brut de 3.467,17 EUR (4.166,67 EUR - 699,50 EUR) pour le mois de novembre.

3.   Points d’attention

Étant donné que les règles d’imputation relatives au pécule de vacances de sortie ne sont souvent pas claires pour les employés, il a été décidé que l’employeur devrait les communiquer clairement. Par conséquent, à partir de 2024, l’attestation de vacances mentionnera les règles d’imputation. En outre, à sa demande, l’employeur devra informer l’employé des règles d’imputation et de la méthode de calcul, et ce, par le canal le plus adapté (électronique ou papier).

Cette méthode de calcul expliquée ci-dessus ne s’applique qu’aux employés, et donc pas aux ouvriers. Toutefois, si un ouvrier change de statut et devient un employé, cette méthode s’appliquera également à lui. Dans ce cas, l’employeur est tenu d’informer le travailleur de la méthode de calcul et des règles d’imputation lorsque le travailleur commence à travailler comme employé ou lors de sa première demande de vacances.

Pour le double pécule de vacances (normalement payé en juin), la situation reste inchangée et l’imputation se fera en une seule fois, par votre nouvel employeur, lors du calcul du double pécule de vacances acquis chez lui.

4. En pratique

Lorsque vous recevez les attestations de vacances d’un nouvel employé, nous vous invitons à les remettre à votre gestionnaire de dossier, comme vous le faites habituellement. Il est ensuite important de toujours indiquer les vacances prises par l’employé, via l’état des prestations ou via le module e-congé. De cette manière, votre gestionnaire de dossier peut faire le nécessaire pour déduire l’attestation correctement.

Enfin, l’employeur doit informer l’employé qui en fait la demande, soit par voie électronique soit sous format papier, des règles relatives à l’imputation (voy. point C ci-dessus). Nous avons préparé une fiche pratique à cet effet, que vous pouvez consulter sur notre site internet.

Si vous avez des questions concernant le présent news, n'hésitez pas à contacter le service juridique par e-mail via legal@ssn.be.