L’été arrive à grands pas et comme chaque année de nombreux contrats de travail seront signés avec des étudiants pendant cette période. En cas d’occupation d’étudiants, une série de règles s’imposent tant à l’étudiant qu’à son employeur. Nous pensons dès lors utile d’attirer votre attention sur certains points importants relatifs à l’occupation d’étudiants.

1. Exigence d’un écrit

Le contrat de travail d’occupation d’étudiant doit être constaté par écrit, pour chaque étudiant individuellement, au plus tard au moment de l’entrée en service de celui-ci. En outre, ce contrat doit comporter plusieurs mentions obligatoires. À défaut, la relation de travail sera notamment régie, en ce qui concerne l’employeur, par les règles applicables au contrat de travail à durée indéterminée. Vous trouverez un modèle de contrat de travail étudiant pour un employé sur notre site web.

2. Durée et type de contrat

Le contrat d’occupation d’étudiant est un contrat de travail à durée déterminée (une date de début et une date de fin doivent être mentionnées) d’une durée de 12 mois maximum.

Il peut notamment s’agir d’un contrat de travail ordinaire d’ouvrier ou d’employé. Le type de contrat doit être choisi conformément au type de travail réellement exécuté par l’étudiant.

3. Rémunération

En principe, l’étudiant peut prétendre à une rémunération identique à celle proméritée par un travailleur exerçant les mêmes fonctions. Il faut donc lui appliquer les barèmes de rémunération établis au niveau de l’entreprise ou se référer aux barèmes applicables au sein de votre secteur. Contactez votre Payroll Administrator pour de plus amples informations ou consultez les barèmes applicables au sein de votre secteur sur notre site web.

4. Fin du contrat d’occupation d’étudiant

Les trois premiers jours de travail en qualité d’étudiant sont d’office considérés comme période d’essai durant laquelle les parties peuvent mettre fin au contrat sans préavis ni indemnité. Après la période d’essai, des délais de préavis réduits sont toutefois applicables.

5. Règlement de travail

Lors du premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail en vigueur au sein de l’entreprise (document obligatoire). 

6. Contingent de 475 heures

Pour chaque année civile, des taux réduits de cotisations sociales sont applicables aux 475 premières heures de travail en tant qu’étudiant (chez un ou plusieurs employeurs). En pratique, en tant qu’employeur seul un taux de 5,43 % de cotisations doit être payé au lieu de + 32 %[1] pour un travailleur ordinaire. L’étudiant paie, quant à lui, seulement 2,71 % de cotisations, alors qu’un travailleur ordinaire en paie 13,07 %.

En cas de dépassement de la limite de 475 heures, les cotisations ordinaires seront dues dès la 476ème heure. Nous vous conseillons dès lors, préalablement à la conclusion du contrat d’occupation d’étudiant, de demander à l’étudiant l’attestation qui vous assurera qu’il ne dépassera pas les 475 premières heures. L’étudiant peut obtenir cette attestation sur le site student@work.

! Actuellement, les heures prestées en tant qu’étudiant dans les secteurs de l’enseignement et des soins de santé durant les 1er et 2ème trimestres 2021 ne viennent quant à elles pas en déduction du contingent de 475 heures susmentionné. Une neutralisation des heures prestées pour le 3ème trimestre 2021 (soit du 1er juillet au 30 septembre 2021) a également été annoncée sur le site de l'ONSS. Cette mesure serait d’application peu importe le secteur dans lequel l’étudiant serait occupé. Toutefois, la mesure doit encore faire l'objet d'une publication officielle et n'est donc pas encore effective.

7. Déclaration DIMONA

Il est impératif de déclarer l’entrée et la sortie en service de l’étudiant via la déclaration DIMONA ainsi que le nombre d’heures de prestations prévues par trimestre.

La déclaration DIMONA doit être faite au plus tard au moment de l’entrée en service. En cas de DIMONA tardive, toutes les heures prestées par l’étudiant seront soumises aux cotisations normales de sécurité sociale.

Pour rappel, vous pouvez effectuer gratuitement la déclaration DIMONA via le portail client. Toutefois, si vous souhaitez que le SSN se charge d’introduire la déclaration DIMONA, vous devez nous transmettre les données nécessaires pour la déclaration au plus tard le jour avant l’entrée en service et ce, avant 12h et pour une entrée en service immédiate après un week-end ou un jour férié, au plus tard le jour ouvrable précédant le week-end ou le jour férié et ce, avant 12h.

8. Implications fiscales et droit aux allocations familiales

Enfin, veuillez noter que le contrat d’occupation d’étudiant peut avoir des répercussions tant sur la situation fiscale de l’étudiant et/ou sur celle de ses parents que sur le droit aux allocations familiales. Pour de plus amples informations à ce sujet, l’étudiant peut consulter le site student@work.

[1] Ce pourcentage peut être plus ou moins élevé compte tenu de votre secteur.