Comme annoncé dans notre précédent news, le Comité de concertation de ce mercredi 24 mars 2021 a décidé de renforcer les contrôles liés au respect du télétravail (cf. notre news du 26 mars). Pour ce faire, le Comité a notamment imposé aux employeurs la tenue d’un registre mensuel à partir du mois d’avril 2021.

Nous vous prions de trouver ci-après un résumé des principes applicables à cette obligation ainsi que les détails pratiques pour que vous puissiez, en tant qu’employeur, effectuer ladite déclaration avant le 6 avril 2021.

1. Quels employeurs sont concernés par cette obligation et quelles informations doivent être déclarées ?

Tous les employeurs (à l’exception de ceux qui ont été contraints de fermer totalement) doivent, à partir du mois d'avril, communiquer pour chaque mois les données suivantes à l’ONSS :

• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement ;
• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction incompatible avec le télétravail. En d’autres termes, il s’agit des fonctions pour lesquelles le télétravail est impossible (par exemple, une femme de ménage). Les travailleurs qui effectuent du télétravail partiellement ne doivent dès lors, quant à eux, pas être enregistrés. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement.

Cette mesure facilitera le contrôle du respect du télétravail par les services d’inspection puisque cela leur permettra de comparer ce que l’employeur a déclaré avec ce que les services constateront lors du contrôle. Dès lors, si un de vos travailleurs se trouve au sein de l’entreprise alors que sa fonction n’est pas incompatible avec le télétravail, il devra être à même de justifier sa présence. Pour rappel, en cas de dérogation au télétravail obligatoire, l’employeur est tenu de fournir au travailleur une attestation (ou toute autre preuve) confirmant que sa présence sur le lieu de travail est nécessaire. Un modèle est disponible via ce lien .

2. À quelles dates la déclaration doit-elle être effectuée ?

Cette déclaration porte sur le nombre de personnes travaillant au sein de votre entreprise au premier jour ouvrable du mois et doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil de chaque mois.

Par conséquent, la situation au 1er avril 2021 devra être déclarée au plus tard le mardi 6 avril 2021.

Cette obligation est pour le moment en vigueur jusqu’au mois de juin 2021 inclus.

3. Comment remplir la déclaration ?

Afin de remplir la déclaration, les étapes suivantes doivent être suivies :

• Indiquer si votre entreprise dispose d'une ou plusieurs unités d'établissement. En cas de pluralité d’unités d'établissement, identifiez l'unité d'établissement au moyen du numéro d'unité d'établissement.
• Compléter le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise au premier du jour ouvrable du mois (1er avril, 3 mai et 1er juin). À cet égard, toutes les personnes qui travaillent de manière structurelle auprès de votre entreprise sont visées par la mesure. Ainsi, sont pris en compte :
  • les malades de longue durée, les personnes en crédit-temps ;
  • le personnel intérimaire occupé de manière structurelle ainsi que le personnel d’un autre employeur travaillant de manière structurelle dans votre unité d’établissement : sous-traitants, détachés, personnel de garde, … ;
  • les personnes occupées par votre entreprise de manière structurelle sur une base indépendante : consultants, associés, …
• Compléter le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise qui exercent une fonction incompatible (par leur nature) avec le télétravail, c’est-à-dire :
  • toutes les fonctions qui, par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place : ouvriers, personnel technique, d’accueil, de cuisine, de nettoyage, fonctions ambulantes, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer (même partiellement) leurs tâches depuis leur domicile, …
  • à nouveau, les intérimaires, le personnel d’une autre entreprise occupé structurellement dans votre entreprise (sous-traitants, détachés, etc.), les indépendants occupés de manière structurelle sont pris en considération ;
  • à l’inverse, les personnes qui doivent exceptionnellement être présentes (parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation) ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail.

Aussi bien pour l'indication du nombre total de personnes occupées que pour le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail, une modification / rectification peut encore avoir lieu en établissant une nouvelle déclaration par la suite (par exemple, en cas de changement).

• Indiquer vos coordonnées auxquelles l’administration peut vous contacter pour de plus amples informations.
• Vérifier l’aperçu de votre déclaration, puis la soumettre.

Après avoir soumis votre déclaration, vous recevrez un accusé de réception, envoyé à l’adresse e-mail indiquée, ainsi qu’à l'e-Box de l’entreprise.

4. Comment faire en pratique ?

En tant qu'employeur, vous devez remplir la déclaration en utilisant l'outil disponible sur le site de l’ONSS.

Veuillez noter qu’il vous incombe en tant qu’employeur d’effectuer cette déclaration mensuelle. Il ne nous est, en effet, pas possible, en tant que secrétariat social, de déterminer le nombre de personnes dont la fonction est incompatible avec le télétravail.

En pratique, celui qui veut effectuer la déclaration doit s'identifier au moyen de son e-ID, Itsme ou les autres possibilités techniques qui sont offertes par le système d'accès CSAM (cf. Guide des étapes de CSAM). Vous pouvez vous connecter en tant qu’entreprise ou en tant que citoyen pour une entreprise via le site de l’ONSS (options en haut à droite) :

• Si votre entreprise est connue de CSAM et que vous avez un droit d’accès à celui-ci, vous pouvez vous connecter en tant qu’entreprise pour une entreprise ;

• Si votre entreprise n’est pas connue de CSAM ou si vous n’avez pas d’accès à celui-ci, vous pouvez vous connecter en tant que citoyen pour une entreprise.

Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer la déclaration pour votre entreprise ou si vous avez des questions quant à celle-ci, n’hésitez pas à prendre directement contact avec l’ONSS au 0800/300.20 (accessible tous les jours ouvrables de 8h30 à 17h00).

Pour plus d’informations, vous pouvez également consulter les instructions disponibles sur le site de l’ONSS via le lien suivant : Coronavirus : mesures pour les employeurs.