Compte tenu des nombreuses absences durant l’été, je souhaite faire appel à mon neveu pour me donner un coup de main au mois de juillet. À quelles conditions puis-je l’engager en tant qu’étudiant ?

Sous certaines conditions, il est en effet possible d’embaucher un étudiant. Nous reprenons ci-dessous les principaux points à prendre en compte lors de l’engagement d'un étudiant.

1. Qui peut être engagé en tant qu’étudiant ?

Toute personne âgée d'au moins 16 ans et dont l'activité principale consiste à étudier (dans l'enseignement secondaire ou supérieur) peut en principe être engagée en tant qu'étudiant. Il existe également une dérogation pour le jeune âgé d’au moins 15 ans s’il a terminé les deux premières années de l'enseignement secondaire et n’est plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein. En d'autres termes, il n'y a pas de limite d'âge pour exercer un travail en tant qu’étudiant.

Si vous avez des doutes quant à la possibilité de recruter une personne en tant qu'étudiant, vous pouvez bien entendu contacter notre service juridique à l'adresse e-mail suivante : legal@ssn.be.

2. Quelles sont les formalités à respecter ?

En tout état de cause, avant de pouvoir embaucher un étudiant, un certain nombre d'obligations légales doivent être respectées.

• Un contrat écrit doit être conclu avec l'étudiant pour une durée de 12 mois maximum. Ce contrat doit également contenir un certain nombre de mentions obligatoires supplémentaires. Sur notre site web, vous trouverez un modèle de contrat pour l'emploi d'un étudiant en qualité d’employé. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez recevoir un modèle de contrat pour un étudiant an qualité d’ouvrier.

• Il est impératif de déclarer l’entrée et la sortie en service de l’étudiant via la déclaration DIMONA ainsi que le nombre d’heures de prestations prévues par trimestre. En cas de déclaration DIMONA tardive, le travail de l'étudiant sera soumis aux cotisations sociales "normales" (voy. plus loin au point 4).

Pour rappel, vous pouvez effectuer gratuitement la déclaration DIMONA via le portail client. Toutefois, si vous souhaitez que le SSN se charge d’introduire la déclaration DIMONA, vous devez nous transmettre les données nécessaires pour la déclaration au plus tard le jour avant l’entrée en service et ce, avant 12h et pour une entrée en service immédiate après un week-end ou un jour férié, au plus tard le jour ouvrable précédant le week-end ou le jour férié et ce, avant 12h.

Enfin, nous vous rappelons qu’une déclaration DIMONA doit, en tout état de cause, être effectuée à chaque engagement sous contrat de travail.

3. À quelle rémunération peut prétendre l’étudiant ?

En principe, l’étudiant peut prétendre à une rémunération identique à celle proméritée par un travailleur exerçant les mêmes fonctions. Il existe également des barèmes spéciaux pour les étudiants dans certaines commissions paritaires (par exemple, dans le secteur du notariat).

Il faut donc appliquer les barèmes de rémunération établis au niveau de l’entreprise ou se référer aux barèmes applicables au sein de votre secteur. Le mieux est de contacter votre Payroll Administrator pour de plus amples informations ou consultez les barèmes applicables au sein de votre secteur sur notre site web.

4. Quel traitement parafiscal est applicable à la rémunération ?

Si les conditions susmentionnées sont remplies, l'étudiant bénéficiera d’un taux réduit de cotisations sociales pour 600 heures par année civile (auprès d’un ou plusieurs employeurs). Concrètement, l'employeur ne doit payer que 5,43 % de cotisations sociales au lieu d'environ 32 % (en fonction du secteur). L'étudiant, quant à lui, ne paie alors que 2,71 % de cotisations sociales, alors qu'un salarié ordinaire en paie 13,07 %.

Lorsque la limite des 600 heures est dépassée, les cotisations sociales "ordinaires" sont dues dès la 601e heure. Nous vous recommandons donc, avant de conclure le contrat de travail avec l'étudiant, de lui demander une attestation garantissant qu'il ne dépasse pas le quota de 600 heures. L'étudiant peut obtenir une telle attestation sur le site student@work.

Si, en tant qu'employeur, vous souhaitez engager un étudiant et que vous avez des questions ou des remarques à ce sujet, n'hésitez pas à contacter notre service juridique à l'adresse e-mail legal@ssn.be.