L’administration fiscale a publié une nouvelle circulaire (circulaire 2021/C/20) qui précise les modalités d’octroi des indemnités forfaitaires qu’un employeur peut accorder à ses collaborateurs en cas de télétravail structurel et régulier. De son côté, l’ONSS s’aligne sur les principes repris de cette circulaire.

1. Champ d’application

La nouvelle circulaire fiscale s'applique au télétravail structurel. Concrètement, sont concernés les travailleurs qui télétravaillent au moins une journée de travail par semaine (ou par exemple, 2 demi-journées). En outre, cette circulaire s’applique uniquement au télétravail organisé dans le cadre des journées normales de travail. La circulaire ne s’applique donc pas aux travailleurs qui télétravaillent en dehors des heures normales de travail (par exemple, le soir ou le week-end).

2. Nouveau forfait

Comme mentionné dans notre news du 3 février dernier, un employeur peut rembourser à son collaborateur les frais liés au télétravail sur la base des frais réels engendrés ou, par facilité, sur la base des forfaits acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale, à savoir :

• 20 EUR maximum par mois pour l’utilisation de sa propre connexion internet et/ou ;
• 20 EUR maximum par mois pour l’utilisation par le travailleur de son propre laptop avec périphériques et ce, uniquement si ces frais ne sont pas déjà pris en charge par l’employeur (par ex. si le travailleur a un laptop du travail) et/ou ;
• 129,48 EUR maximum par mois pour frais de bureau. La circulaire fournit une liste non exhaustive de ce qu’il faut entendre par frais du bureau : l'utilisation de l'espace de bureau au domicile du travailleur (y compris le loyer et l'amortissement éventuels de l'espace) ; les coûts liés à l’usage de l’imprimante et de l'ordinateur (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ; les fournitures de bureau (chemises, blocs de feuille, stylos, etc.) ; l'eau, l'électricité et le chauffage ; l’entretien, les assurances, le précompte immobilier, le café, l’eau et les rafraichissements.

La nouvelle circulaire fiscale prévoit également un nouveau forfait supplémentaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d'un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner personnels.

Ce forfait peut uniquement être accordé si l'employeur met un ordinateur portable/PC à disposition du travailleur et que ce dernier utilise son propre équipement périphérique à des fins professionnelles (un deuxième écran et/ou une imprimante/un scanner). Dans ce cas, l'employeur peut, pendant 3 ans maximum, intervenir dans les frais d'utilisation professionnelle des appareils privés à concurrence de 5 EUR maximum par mois par appareil (soit un maximum de 10 EUR par mois).

Par contre, si l'employeur accorde déjà une somme forfaitaire mensuelle de 20 EUR pour l'utilisation professionnelle de l'ordinateur portable/PC privé, aucune indemnité forfaitaire supplémentaire ne peut être accordée pour l'utilisation professionnelle des périphériques privés.

3. Cumul des forfaits

La circulaire fiscale mentionne clairement que l’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros maximum par mois peut être cumulée avec les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes :

• 20 EUR maximum par mois pour l’utilisation de sa propre connexion internet, et/ou ;
• 20 EUR maximum par mois pour l’utilisation par le travailleur de son propre laptop avec périphériques et ce, uniquement si ces frais ne sont pas déjà pris en charge par l’employeur, ou ;
• 10 EUR maximum par mois pour l’utilisation d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels.

Attention toutefois que de manière générale, les remboursements de frais incombant à l’employeur doivent pouvoir être justifiés en cas de contrôle social ou fiscal. Il convient dès lors d’être prudent et de veiller à octroyer un montant raisonnable, correspondant à la réalité. En outre, il faut veiller à ce que les frais liés au télétravail ne soient pas déjà couverts par une indemnité de frais propres à l’employeur.

4. Modalités d’octroi

La circulaire fiscale précise que l'employeur peut faire une distinction quant au montant de l'indemnité de bureau octroyée sur la base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé. Si les conditions d'octroi de l'indemnité forfaitaire de bureau sont remplies, une telle différenciation ne constitue pas en soi un problème.

Toutefois, s’il est constaté que cette différenciation vise à accorder à un membre spécifique du personnel une indemnité de frais plus élevée sans qu’une justification suffisante n’existe pour cela, ou qu'une « catégorie de personnel » est définie dans ce même but, cela ne sera pas accepté. Il est dès lors conseillé d’être très prudent sur ce point.

Par ailleurs, la circulaire précise qu’en cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement. Si un travailleur à temps partiel effectue effectivement du télétravail de manière structurelle et régulière (cf. point 1), l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire de bureau maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

5. Augmentation temporaire de l'indemnité de bureau

Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de l’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois. Ce montant augmenté est dès lors explicitement repris dans la nouvelle circulaire.

6. Entrée en vigueur

La nouvelle circulaire entre en vigueur à partir du 01.03.2021 pour une durée indéterminée, étant entendu que l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites à partir du 01.01.2020.

En pratique, nous vous recommandons vivement d'évaluer la manière dont les frais liés au télétravail sont remboursés dans votre entreprise sur la base de cette nouvelle circulaire. Par souci d’exhaustivité, vous pouvez consulter l’entièreté de la circulaire via le site web eservices.minfin.fgov.be.

Nous vous conseillons également d’avoir une convention individuelle avec chaque télétravailleur ou une politique télétravail au sein de votre entreprise qui précise clairement les frais remboursés dans le cadre du télétravail.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter notre service juridique à l'adresse électronique suivante : legal@ssn.be