De fiscale administratie heeft een nieuwe circulaire (circulaire 2021/C/20) gepubliceerd die de toekenningsmodaliteiten regelt van de forfaitaire vergoeding die een werkgever kan toekennen aan werknemers die structureel telewerken. De RSZ sluit zich aan bij de principes die in deze circulaire zijn opgenomen.

1. Toepassingsgebied

De nieuwe circulaire is van toepassing op structureel telewerk, wat concreet inhoudt werknemers die minstens 1 werkdag per week (of bijvoorbeeld 2 halve dagen) telewerken. Het betreft ook enkel telewerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. De circulaire regelt dus niet de problematiek van werknemers die buiten de normale werkuren (bijv. 's avonds of in het weekend) telewerken.

2. Nieuw forfait

Zoals in onze news van 3 februari reeds vermeld, kan een werkgever de kosten die verbonden zijn aan het telewerk terugbetalen aan een werknemer op basis van de reëele kosten, ofwel op basis van de forfaits die door de RSZ en de fiscale administratie aanvaard worden, met name:

• Maximum 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding en/of ;
• Maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik door de werknemer van de privécomputer met randapparatuur en dit enkel indien de kosten niet reeds voor rekening van de werkgever worden genomen (bijvoorbeeld indien de werknemer een computer van het werk heeft) en/of ;
• Maximum 129,48 EUR per maand voor de bureaukosten. De circulaire voorziet een niet-exhaustieve lijst voorbeelden van wat er onder bureaukosten begrepen kan worden:  gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte); kosten verbonden aan de printer- en het computermateriaal (bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);  kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);  nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming; onderhoud; verzekering;  onroerende voorheffing; koffie, water en versnaperingen.

De nieuwe fiscale circulaire voorziet eveneens een nieuw bijkomend forfait voor het professioneel gebruik van een tweede computerbeeldscherm en een printer/scanner.

Dit forfait kan enkel worden toegekend indien de werkgever een laptop/pc ter beschikking stelt van de werknemer en deze laatste zijn eigen randapparatuur professioneel gebruikt (zijn tweede computerbeeldscherm en/of zijn scanner/printer). In dit geval kan de werkgever gedurende maximum 3 jaar tussenkomen in de gebruikskosten van de privéapparatuur en dit voor maximum 5 EUR per maand per toestel (hetzij een maximum van 10 EUR per maand).

Indien de werkgever echter reeds een forfaitair bedrag van 20 EUR per maand toekent voor het gebruik van de privélaptop/pc kan geen vergoeding meer worden toegekend voor het gebruik van de privérandapparatuur.

3. Cumul van de forfaits

De fiscale circulaire vermeldt duidelijk dat de forfaitaire bureauvergoeding van maximum 129,48 EUR per maand gecumuleerd kan worden met volgende aanvullende forfaitaire vergoedingen:

• Maximum 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding en/of ;
• Maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik door de werknemer van de privécomputer met randapparatuur en dit enkel indien de kosten niet steeds voor rekening van de werkgever worden genomen (bijvoorbeeld indien de werknemer een computer van het werk heeft) en/of ;
• Maximum 10 EUR per maand voor het gebruik van een tweede computerbeeldscherm en/of een privéprinter/scanner.

Wij vestigen er evenwel uw aandacht op dat algemeen gezien, de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever verantwoord moeten kunnen worden in geval van sociale of fiscale controle. Het is dan ook aangeraden om voorzichtig te zijn en erop toe te zien dat er een redelijk bedrag wordt toegekend dat overeenstemt met de realiteit. Daarnaast moet er op worden toegezien dat de telewerkkosten niet reeds worden gedekt door een vergoeding in het kader van kosten eigen aan de werkgever.

4. Toekenningsmodaliteiten

De fiscale circulaire preciseert dat de werkgever een onderscheid kan maken op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd. Wanneer aan de voorwaarden is voldaan om de forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen, vormt een dergelijke differentiatie op zich geen probleem.

Wanneer evenwel wordt vastgesteld dat die differentiatie erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een 'personeelscategorie' wordt ingesteld met datzelfde doel, dan zal dit niet worden aanvaard. Het is dan ook aangewezen om hier zeer voorzichtig mee om te springen.

Daarnaast stelt de circulaire dat in geval van deeltijdse prestaties het bedrag niet evenredig moet worden verminderd. Als een deeltijdse

werknemer effectief structureel en op regelmatige basis (zie punt 1) aan thuiswerk doet, mag de werkgever de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

5. Tijdelijke verhoging van de bureauvergoeding

De regering heeft besloten om de maximale bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen naar 144,31 EUR.  Dit verhoogd bedrag werd expliciet opgenomen in de nieuwe circulaire.

6. Inwerkingtreding

De nieuwe circulaire treedt in werking vanaf 01.03.2021 voor onbepaalde duur, met dien verstande dat de administratie rekening zal houden met de hierin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01.01.2020.

Concreet raden wij u sterk aan om de wijze waarop de telewerkvergoedingen in uw onderneming worden toegekend te evalueren in het licht van deze nieuwe circulaire. U kan de volledige circulaire raadplegen via de website eservices.minfin.fgov.be.

Wij raden bovendien aan om een individuele bijlage af te sluiten met elke telewerker of een telewerkpolicy in te voeren in de onderneming waarin de kosten die worden terugbetaald in het kader van het telewerk duidelijk worden uiteengezet.

Indien u hierover bijkomende vragen heeft, kan u zich steeds wenden tot onze juridische dienst via het e-mailadres legal@ssn.be.