Comme mentionné dans notre news du 29 mars 2021, depuis le mois d’avril 2021, l’employeur est tenu de déclarer chaque mois et ce jusqu’au mois de juin 2021 pour le moment, les travailleurs dont la fonction est incompatible avec le télétravail. La première déclaration devait donc intervenir pour le 6 avril au plus tard, délai qui a été porté au 18 avril pour les retardataires.

En ce qui concerne le mois de mai, il y a dès lors lieu de faire une nouvelle déclaration sur le site de l’ONSS, même si la situation reste inchangée par rapport à celle du mois d’avril, et ce, pour le 6 mai 2021 au plus tard. Vous trouverez ci-dessous quelques détails pratiques relatifs à cette déclaration.

1. Quel est l’objet de cette déclaration ?

Pour rappel, tous les employeurs (à l’exception de ceux qui ont été contraints de fermer totalement) doivent, depuis le mois d'avril 2021, communiquer pour chaque mois les données suivantes à l’ONSS :

• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement ;
• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction incompatible avec le télétravail. En d’autres termes, il s’agit des fonctions pour lesquelles le télétravail est impossible (par exemple, une femme de ménage). Les travailleurs qui effectuent du télétravail partiellement ne doivent dès lors, quant à eux, pas être enregistrés. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement.

2. Quand la déclaration doit-elle être effectuée ?

Vu que cette déclaration porte sur le nombre de personnes travaillant au sein de votre entreprise au premier jour ouvrable du mois concerné, elle doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil de chaque mois jusqu’au mois de juin 2021 inclus, pour l’instant.

Les prochaines déclarations doivent donc être introduites par l’employeur sur le site de l’ONSS au plus tard le :

• 6 mai 2021 ;
• 6 juin 2021.

3. Comment remplir la déclaration ?

Afin de remplir la déclaration, les étapes suivantes doivent être suivies :

• Indiquer si votre entreprise dispose d'une ou plusieurs unités d'établissement. En cas de pluralité d’unités d'établissement, identifiez l'unité d'établissement au moyen du numéro d'unité d'établissement.
• Compléter le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise au premier du jour ouvrable du mois concerné (3 mai et 1er juin). À cet égard, toutes les personnes qui travaillent de manière structurelle auprès de votre entreprise sont visées par la mesure. Ainsi, sont pris en compte :
  • les malades de longue durée, les personnes en crédit-temps ;
  • le personnel intérimaire occupé de manière structurelle ainsi que le personnel d’un autre employeur travaillant de manière structurelle dans votre unité d’établissement : sous-traitants, détachés, personnel de garde, … ;
  • les personnes occupées par votre entreprise de manière structurelle sur une base indépendante : consultants, associés, …
• Compléter le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise qui exercent une fonction incompatible (par leur nature) avec le télétravail, c’est-à-dire :
  • toutes les fonctions qui, par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place : ouvriers, personnel technique, d’accueil, de cuisine, de nettoyage, fonctions ambulantes, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer (même partiellement) leurs tâches depuis leur domicile, … ;
  • à nouveau, les intérimaires, le personnel d’une autre entreprise occupé structurellement dans votre entreprise (sous-traitants, détachés, etc.), les indépendants occupés de manière structurelle sont pris en considération ;
  • à l’inverse, les personnes qui doivent exceptionnellement être présentes (parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation) ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail.

Aussi bien pour l'indication du nombre total de personnes occupées que pour le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail, une modification / rectification peut encore avoir lieu en établissant une nouvelle déclaration par la suite (par exemple, en cas de changement).

• Indiquer vos coordonnées auxquelles l’administration peut vous contacter pour de plus amples informations.
• Vérifier l’aperçu de votre déclaration, puis la soumettre.

Après avoir soumis votre déclaration, vous recevrez un accusé de réception, envoyé à l’adresse e-mail indiquée, ainsi qu’à l'e-Box de l’entreprise.

4. Comment procéder en pratique ?

En pratique, la personne qui souhaite effectuer la déclaration doit s'identifier sur le site de l’ONSS au moyen de son e-ID, Itsme ou les autres possibilités techniques qui sont offertes par le système d'accès CSAM (cf. Guide des étapes de CSAM). Vous pouvez vous connecter en tant qu’entreprise ou en tant que citoyen pour une entreprise via le site de l’ONSS (options en haut à droite) :

• Si votre entreprise est connue de CSAM et que vous avez un droit d’accès à celui-ci, vous pouvez vous connecter en tant qu’entreprise pour une entreprise ;
• Si votre entreprise n’est pas connue de CSAM ou si vous n’avez pas d’accès à celui-ci, vous pouvez vous connecter en tant que citoyen pour une entreprise.

Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer la déclaration pour votre entreprise ou si vous avez des questions quant à celle-ci, n’hésitez pas à prendre directement contact avec l’ONSS au 0800/300.20 (accessible tous les jours ouvrables de 8h30 à 20h00).

Pour plus d’informations, vous pouvez également consulter les instructions disponibles sur le site de l’ONSS via le lien suivant : Coronavirus : mesures pour les employeurs.