Mon collaborateur a encore beaucoup de jours de congé en cette fin d’année, dois-je le contraindre à les prendre ou pouvons-nous convenir d’un report ?

La réponse à cette question dépend du type de congé en cause :

• jours de congé légaux ;
• jours fériés libres ;
• jours de congé extra-légaux.

1. Quant aux jours de congé légaux

1.1. Principes

Les jours de congé légaux ne peuvent en principe pas être reportés à l’année suivante et ce, même avec l’accord des deux parties.

Le travailleur doit dès lors prendre ses jours de congé légaux avant la fin de l’année et au plus tard pour le 31 décembre 2024. Par conséquent, nous vous conseillons fortement d'inviter vos collaborateurs à prendre leurs jours de congé légaux restants avant la fin de l'année et de les informer qu’il est obligatoire de les prendre avant le 31 décembre 2024.

En pratique, vos collaborateurs peuvent consulter leur solde de jours de congé restants sur leur dernière fiche de paie ou via le module e-absence pour ceux qui l'utilisent. Vous pouvez également consulter le solde restant de vos employés vous-même via le module de rapportage sur notre plateforme en ligne.

Si malgré ce rappel, certains de vos travailleurs n’ont pas pris leurs jours de congé légaux avant le 31 décembre, vous n’êtes, en principe, pas tenu de les leur payer.

1.2. Exceptions : possibilité de report

A partir de cette année, le travailleur qui se trouve dans l’impossibilité de prendre ses vacances légales avant le 31 décembre en raison d’une des causes de suspension du contrat de travail suivante :

• Accident de travail ou maladie professionnelle ; 
• Accident ou maladie de droit commun ;
• Repos de maternité ;
• Repos de maternité converti (pour le père ou la co-mère) ;
• Congé prophylactique (interruption du travail suite à une mesure prophylactique lorsque le travailleur est entré en contact avec une personne atteinte d'une maladie contagieuse) ;
• Congé de naissance ;
• Congé d'adoption ;
• Congé pour soins d’accueil ;
• Congé parental d'accueil.

pourra reporter ses jours de vacances légales non pris pendant 24 mois suivant la fin de l’année au cours de laquelle il aurait dû les prendre (« année de vacances »). Par ailleurs, ces jours reportés feront déjà l’objet d’un paiement à la fin de l’année.

La notion d’impossibilité n’est pas définie et n’est pas facile à apprécier (ex : qu’en est-il lorsque le collaborateur est malade durant une longue période et qu’il revient travailler au mois de décembre ?). Actuellement, ce concept doit être interprété de manière stricte. Votre collaborateur doit donc prendre tous les jours de vacances qu’il peut encore prendre d’ici la fin de l’année et, à défaut, ceux-ci seront perdus.

Exemple 1 :

Une travailleuse est en incapacité de travail depuis le 5 septembre 2024 et ce, pour une durée de 5 mois. Le 5 septembre 2024, elle avait encore droit à 10 jours de vacances légales. Vu son incapacité, jusqu’au 31 décembre 2024, elle est dans l’impossibilité de prendre ses jours de congé légaux avant le 31 décembre 2024. Ces 10 jours seront donc payés en décembre 2024 et pourront être reportés pour une durée de 24 mois. La travailleuse pourra dès lors les prendre entre le 1er janvier 2025 et le 31 décembre 2026.

Exemple 2 :

Un travailleur est en incapacité de travail depuis le 6 octobre 2024 et ce, pour une durée de 2 mois. Le 6 octobre 2024, il avait encore droit à 10 jours de vacances légales. À son retour, le 6 décembre 2024, le travailleur aura la possibilité de prendre ses jours de congé restants avant le 31 décembre 2024. Il ne se trouve pas dans une situation d’impossibilité. Ces 10 jours ne pourront dès lors pas être reportés et le travailleur devra les prendre d’ici le 31 décembre 2024.

En pratique, si le contrat de travail est suspendu à la fin de l'année par une des causes de suspension précitées, les jours de congé légaux restants seront payés automatiquement en décembre et reportés aux années suivantes.

2. Quant aux jours fériés libres

Les jours fériés libres accordés en remplacement des jours fériés coïncidant avec un jour habituel d'inactivité (par exemple, le dimanche 21 juillet) doivent également être impérativement remplacés au cours de l’année 2024 et au plus tard pour le 31 décembre 2024. Ils ne peuvent dès lors pas être reportés à l’année suivante.

En effet, étant donné que les travailleurs ont droit à 10 jours fériés par an en vertu de la législation relative aux jours fériés, le report d’un de ces 10 jours à l’année suivante – même s’il s’agit d’un jour férié de remplacement – est interdit.

3. Quant aux jours de congés extra-légaux

Les jours de congé extra-légaux peuvent être octroyés au niveau du secteur, au niveau de l’entreprise ou à vos collaborateurs individuellement.

Par exemple, au sein du secteur du Notariat, les jours de congé d'ancienneté, les jours de congé CCT, les jours de congé de classification, etc. sont des jours de congé extra-légaux octroyés au niveau du secteur.

En principe, si ces jours de congé ne sont pas pris avant la fin de l’année, ils sont tout simplement perdus. 

Par contre, contrairement aux jours de congé légaux et jours fériés libres, le report des jours de congé extra-légaux n’est, à défaut de dispositions contraires, pas juridiquement interdit. Si vous le souhaitez, vous pouvez dès lors permettre à vos travailleurs de reporter leurs jours de congé extra-légaux à l’année prochaine.

Dans ce cas, veillez à nous indiquer le nombre de jours de congé extra-légaux qui peuvent éventuellement être reportés. Par ailleurs, nous vous conseillons de prendre au préalable des dispositions relatives au report des jours de congé extra-légaux avec les travailleurs concernés (combien de jours peuvent être reportés, le report est-il limité dans le temps, ...). Il n'existe pas de directives à ce sujet, ce qui signifie que vous pouvez, en tant qu'employeur, déterminer vous-même les modalités du report. Si vous souhaitez accorder cet avantage à tous les travailleurs, nous vous conseillons de fixer les modalités applicables dans un e-mail ou une policy.

Les jours de congé extra-légaux supplémentaires éventuellement reportés devront être inscrits sur la fiche de prestations comme « vacances conventionnelles » (= code « VC »).

Si vous avez des questions relatives aux jours de congé, n'hésitez pas à prendre contact avec votre gestionnaire de dossier, ou notre service juridique à l’adresse mail legal@ssn.be.