Lorsqu’un travailleur preste à domicile pendant une partie substantielle de son temps de travail, de manière structurelle et régulière, l’employeur peut lui octroyer une indemnité forfaitaire de bureau. Depuis le 1er février 2022, cette indemnité mensuelle peut s’élever jusqu’à 134,71 EUR par mois. Nous venons d’être informés que le montant maximum de cette indemnité a été augmenté (rétroactivement) à 137,40 EUR par mois à partir du 1er avril 2022 et, a par ailleurs été une nouvelle fois indexé et ainsi porté à 140,15 EUR par mois à partir du 1er juin 2022.

Dans le présent news, vous trouverez un rappel des principes applicables en matière d’intervention de l’employeur dans les frais liés au télétravail tels qu’ils sont repris dans la circulaire 2021/C/20.

1. Champ d’application

Précisons tout d’abord que les principes décrits dans la circulaire 2021/C/20 concernent uniquement les travailleurs qui travaillent à domicile de manière structurelle et régulière dans le cadre de leurs horaires normaux de travail. Ils ne s’appliquent dès lors pas aux travailleurs qui télétravaillent en dehors de leurs heures normales de travail (par exemple, le soir ou le week-end).

2. Forfaits

Lorsqu’un travailleur preste à domicile de manière structurelle et régulière, son employeur peut rembourser les frais liés au télétravail sur la base de montants fixés forfaitairement par l’ONSS et l’administration fiscale. Aucune cotisation de sécurité sociale ne sera due sur ces montants, qui ne seront par ailleurs pas non plus imposés.

Concrètement, il s’agit des montants suivants :

• Maximum 20 EUR par mois pour l’utilisation professionnelle d’une connexion internet privée, et/ou ;
• Maximum 20 EUR par mois pour l’utilisation professionnelle d’un ordinateur privé si ces frais ne sont pas déjà autrement pris en charge par l’employeur (par exemple, si l’employeur met à disposition de son travailleur un ordinateur portable), OU une somme forfaitaire de 5 EUR par mois et par appareil privé utilisé à des fins professionnelles (par exemple, utilisation professionnelle d’un 2ième écran, d’une imprimante ou d’un scanner privé) avec un maximum de 10 EUR par mois (pendant 3 ans maximum), et/ou ;
• Maximum 140,15 EUR par mois à dater du 1er juin 2022, (auparavant 134,71 EUR pour la période du 1er février 2022 au 31 mars 2022, et 137,40 EUR pour la période du 1er avril 2022 au 31 mai 2022) pour les frais de bureau (afin de couvrir, entre autres, les frais de chauffage, d’électricité, liés au petit matériel de bureau, etc), pour autant que le travailleur est en moyenne en télétravail l’équivalent d’un jour de travail à temps plein par semaine (le seuil doit être atteint en moyenne sur un mois).

C’est ce dernier forfait qui a fait l’objet d’une indexation rétroactive au 1er avril 2022, puis une nouvelle fois au 1er juin 2022. 

3. Cumul des forfaits

Le forfait mensuel de 140,15 EUR pour frais de bureau peut être combiné avec un forfait pour l’utilisation professionnelle d’un ordinateur privé ou avec un forfait pour l’utilisation professionnelle d’un second écran d’ordinateur, d’une imprimante, d’un scanner ou d’une connexion internet privés. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait qu’en cas de contrôle social ou fiscal, vous devrez être en mesure de justifier chacun des remboursements de frais.

Il y a donc lieu de faire preuve de prudence et d’allouer des montants raisonnables, correspondant aux frais réellement exposés par le travailleur.  En outre, il y a lieu de s’assurer que les frais liés au télétravail ne soient pas déjà couverts par un remboursement de frais incombant à l’employeur.

4. Suppression de l’indemnité de frais de bureau de 10%

Auparavant, il était possible d’octroyer une indemnité de frais de bureau en cas de télétravail à raison de 10 % de la rémunération brute afférente aux jours de télétravail. Ce régime d'indemnité se termine toutefois à partir du 1er juin 2022. Cela qui signifie qu’il n’est plus possible d'entrer dans ce système de 10 % de la rémunération brute qui se rapporte aux jours de travail à la maison. Pour les télétravailleurs qui se trouvaient déjà dans ce système avant le 1er juin 2022, il peut encore être fait utilisation de ce régime à condition que rien ne soit modifié à la convention (pas d’augmentation du télétravail).

5. En pratique

Si vous souhaitez octroyer un remboursement de frais liés au télétravail, nous vous recommandons de conclure une convention individuelle écrite avec chacun de vos travailleurs concernés ou d’adopter une politique de télétravail propre à l’entreprise qui expliciterait les montants et frais remboursés.

Si, en revanche, vous intervenez déjà dans les frais de télétravail de vos travailleurs, nous vous invitons à vérifier si un accord a déjà été conclu à ce sujet. Notez en outre que les indexations du 1er avril 2022 et du 1er juin 2022 n’ont pas été et ne seront pas automatiquement mises en œuvre. Par conséquent, si vous souhaitez suivre ces dernières et augmenter le montant de votre intervention, nous vous invitons à prendre contact avec votre gestionnaire de dossier.

Si vous avez d'autres questions à ce sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec notre service juridique via l’adresse mail legal@ssn.be.