Wanneer een werknemer structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk doet, kan de werkgever aan de werknemer een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen. Sinds 1 februari 2022 kan deze maandelijkse vergoeding oplopen tot 134,71 EUR per maand. Wij hebben zojuist vernomen dat het  maximumbedrag van deze vergoeding vanaf 1 april 2022 (met terugwerkende kracht) geïndexeerd en dus verhoogd werd tot 137,40 EUR per maand en met ingang vanaf 1 juni 2022 opnieuw geïndexeerd werd tot 140,15 EUR per maand.

Hieronder brengen wij u graag de principes aangaande de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, zoals opgenomen in de circulaire 2021/C/20, in herinnering.

1. Toepassingsgebied

Vooreerst is het belangrijk om te verduidelijken dat de principes, die opgenomen worden in de hierboven vernoemde circulaire, betrekking hebben op werknemers die structureel en op regelmatige basis in het kader van de normale werkuren, van thuis uit werken. De circulaire is dus niet van toepassing op werknemers die buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend) telewerken.

2. Forfaits

Wanneer een werknemer structureel en op regelmatige basis van thuis uit werkt, kan een werkgever de kosten die verbonden zijn aan het telewerk terugbetalen aan de werknemer op basis van de forfaits die door de RSZ en de fiscale administratie aanvaard worden. Op deze bedragen dienen geen RSZ-bijdragen te worden betaald noch zullen deze belast worden.

Het gaat meer bepaald over volgende forfaits:

• Maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van zijn eigen internetverbinding en/of;
• Maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van de eigen laptop van de werknemer en dit alleen indien deze kosten niet reeds door de werkgever worden gedragen (bv. indien de werknemer een laptop van het werk heeft) OF een forfait van 5 EUR per maand per toestel (met een maximum van 10 EUR per maand) voor het professioneel gebruik van een eigen 2de computerbeeldscherm, printer of scanner en dit voor een maximale periode van 3 jaar per toestel en/of;
• Maximum 140,15 EUR per maand vanaf 1 juni 2022 (voorheen 134,71 EUR voor de periode van 1 februari 2022 tot en met 31 maart 2022 en 137,40 EUR voor de periode van 1 april tot en met 31 mei) voor bureaukosten (ter dekking van o.a. verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, ...) voor zover de werknemer gemiddeld het equivalent van 1 voltijdse werkdag per week van thuis uit werkt (de beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis).

Het is dit laatste forfait voor de bureaukosten, dat retroactief geïndexeerd werd op 1 april 2022 en dat opnieuw geïndexeerd werd vanaf 1 juni 2022.

3. Cumul van de forfaits

Hoewel het maandelijks forfait van 140,15 EUR gecumuleerd kan worden met de hierboven vermelde forfaits voor het professioneel gebruik van de eigen laptop OF voor het gebruik van een eigen 2de computerbeeldscherm, printer of scanner van de werknemer en het forfait voor het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding van de werknemer, vestigen wij er uw aandacht op dat algemeen gezien de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever verantwoord moet kunnen worden in geval van sociale of fiscale controle.

Het is dan ook aangeraden om voorzichtig te zijn en erop toe te zien dat er een redelijk bedrag wordt toegekend dat overeenstemt met de realiteit. Daarnaast moet er op worden toegezien dat de telewerkkosten niet reeds gedekt worden door een vergoeding in het kader van kosten eigen aan de werkgever.

4. Afschaffing van de vergoeding voor bureaukosten van 10%

Voorheen was het mogelijk om in geval van telewerk een vergoeding voor bureaukosten toe te kennen ten bedrage van 10% van het brutoloon voor de telewerkdagen. Deze vergoedingsregeling loopt echter af vanaf 1 juni 2022. Dit betekent dat het niet langer mogelijk is om in te stappen in dit systeem van 10 % van het brutoloon met betrekking tot telewerkdagen. Voor telewerkers die al voor 1 juni 2022 in dit systeem zaten, is het nog steeds mogelijk om van deze regeling gebruik te maken, mits er niets in de overeenkomst wordt veranderd (geen toename van het telewerk).

5. Praktisch

Indien u wenst te voorzien in een tussenkomst van de kosten voor thuiswerk raden wij u aan om een individuele bijlage af te sluiten met elke telewerker of een telewerkpolicy in te voeren in de onderneming waarin de kosten, die worden terugbetaald in het kader van het telewerk, duidelijk worden uiteengezet.

Indien u daarentegen reeds in een tussenkomst van de kosten voor thuiswerk voorziet en u het forfait voor bureaukosten wenst te verhogen, zullen de indexeringen van 1 april 2022 en van 1 juni 2022 niet automatisch worden doorgevoerd. Wij nodigen u dan ook uit om contact op te nemen met uw dossierbeheerder zodat het aangepaste forfait opgenomen wordt in de lonen. Tot slot nodigen wij u ook uit om na te gaan of er reeds een overeenkomst werd afgesloten waarin de kosten, die worden terugbetaald in het kader van telewerk, worden uiteengezet.

Indien u hierover bijkomende vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met de juridische dienst via legal@ssn.be.