Vanaf 1 februari 2024 is de prijs van een treinkaart van de NMBS verhoogd met 5,90%. Deze verhoging van de prijs van een treinkaart kan mogelijk leiden tot een verhoging van uw tussenkomst in de vervoerskosten van uw werknemers die het openbaar vervoer gebruiken om naar het werk te komen.

Hieronder vindt u een samenvatting van de regels die gelden voor werknemers in het notariaat (PC 216) met betrekking tot de vergoeding voor vervoerskosten voor woon-werkverkeer, afhankelijk van het gebruikte vervoermiddel.

• Openbaar vervoer (NMBS, MIVB, De Lijn, TEC)

Op vertoon van de bewijsstukken worden de kosten die de werknemer maakt voor de aankoop van een abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer volledig door de werkgever vergoed tot het bedrag van een jaarabonnement (tweede klasse, indien beschikbaar).

• Verplaatsing met de fiets

Er wordt een kilometervergoeding toegekend aan werknemers die met de fiets van en naar het werk pendelen. Sinds 1 december 2021 is deze kilometervergoeding gelijk aan 0,24 euro per afgelegde kilometer, waarbij rekening wordt gehouden met de kortste afstand tussen de woning en de plaats van tewerkstelling.

• Andere vervoermiddelen

Er wordt een kilometervergoeding betaald aan werknemers die van en naar het werk reizen met een ander vervoermiddel dan het openbaar vervoer of de fiets. Deze vergoeding is gelijk aan 0,07 euro per afgelegde kilometer, rekening houdend met de kortste afstand tussen de woonplaats en de plaats van het werk, en met een maximum van 60 kilometer per dag.

• Cumul 

Wanneer verschillende vervoermiddelen gecombineerd worden (bv. met de auto naar het station en dan met de trein), wordt bij de toekenning van de uiteindelijke vergoeding rekening gehouden met de verschillende werkelijk gebruikte wijzen van vervoer.

Aandachtspunten:

• De bijdrage in de vervoerskosten van uw werknemers wordt door uw dossierbeheerder berekend, samen met het loon, op basis van de door u verstrekte gegevens. Het is dus zeer belangrijk dat u alle nodige informatie verstrekt wanneer een werknemer in dienst treedt via het werknemersdossier dat wij u toesturen, maar ook in geval van adreswijziging of verandering van het gebruikte vervoermiddel.
• Gelieve ons ook op de hoogte te brengen van de dagen thuiswerk, zodat uw bijdrage in de vervoerskosten automatisch wordt aangepast. Voor werknemers die met het openbaar vervoer reizen, blijft echter de volledige tussenkomst (ondanks thuiswerk) verschuldigd als de werknemer daadwerkelijk de kosten van een abonnement (maandelijks of jaarlijks) heeft gedragen.

Zoals gezegd wordt uw bijdrage in de vervoerskosten in principe toegevoegd op het moment dat het loon van de werknemer wordt berekend. Er zijn echter andere alternatieven die het mogelijk maken om indirect tussen te komen in de vervoerskosten van uw werknemers, zoals bijvoorbeeld:

• Een derdebetalersovereenkomst met de NMBS, de MIVB, DE LIJN of TEC 

Dankzij dit systeem dekt u rechtstreeks de kosten van de abonnementen van uw werknemers voor het openbaar vervoer. Uw werknemer hoeft de kosten van zijn of haar abonnement niet meer voor te schieten, en er wordt natuurlijk geen tussenkomst meer berekend bij het loon.

U vindt alle informatie over dit systeem op de website van de NMBS, de MIVB, DE LIJN en TEC.

In dit geval moet u ons elk jaar, in januari, het bedrag meedelen dat werd betaald voor de aankoop van de abonnementen. Dit dient namelijk vermeld te worden op het belastingformulier 281.10 van uw werknemers.

• Een bedrijfswagen ter beschikking stellen 

Als u als werkgever besluit een werknemer een bedrijfswagen te geven die hij of zij ook voor privédoeleinden kan gebruiken (inclusief woon-werkverkeer), dan moet een voordeel in natura in de boekhouding worden opgenomen.

Voor belastingdoeleinden wordt het voordeel van alle aard forfaitair berekend volgens een specifieke formule waarbij rekening wordt gehouden met de cataloguswaarde van het voertuig, het soort brandstof en, indien nodig, de CO2-waarde (NEDC 1.0 of 2.0 of WLTP) die op het certificaat van overeenstemming staat vermeld.

U zal als werkgever een socialezekerheidsbijdrage moeten betalen die berekend wordt op basis van het percentage CO2-uitstoot.

Via onze tool 'Bedrijfswagen' kunt u een schatting bekomen van het voordeel in natura en de solidariteitsbijdrage die u aan de RSZ verschuldigd bent. Houd er hierbij rekening mee dat de referentie CO2-emissiewaarden voor 2024 lager zijn dan die voor 2023, wat leidt tot een verhoging van het belastbaar voordeel van alle aard vanaf 2024 voor het privégebruik van een bedrijfswagen. De werknemers zullen dus meer belastingen moeten betalen op het voordeel alle aard gekoppeld aan het privégebruik van hun bedrijfswagen.

Ten slotte wijzen wij erop dat wanneer een werknemer naast een bedrijfswagen ook een tankkaart krijgt, er volgens de huidige wettelijke bepalingen geen bijkomend voordeel in natura moet berekend worden.

• Een bedrijfswagen ter beschikking stellen die beschouwd wordt als een “valse hybride”

De terbeschikkingstelling van dit type voertuig voor privégebruik zal aan een specifieke forfaitaire aanslag worden onderworpen. Het voordeel van alle aard zal dus berekend worden zonder rekening te houden met de elektrische batterij, maar wel met de CO2-uitstoot berekend op de brandstofaandrijving.

Het betreft:

• Hybride voertuigen gekocht, geleased of gehuurd sinds 1 januari 2018;
• Hybrides (HEV) en Plug-in hybride wagens (PHEV);
• Voertuigen uitgerust met een elektrische batterij met een energiecapaciteit van minder dan 0,5 kWh per 100 kilogram voertuiggewicht;
• Voertuigen die meer dan 50 gram CO2 per kilometer uitstoten.

Als u of een van uw werknemers een dergelijk type voertuig gebruikt, moet u nagaan welk CO2-niveau in aanmerking moet worden genomen via de lijst van voertuigen die als valse hybriden worden beschouwd, beschikbaar op de website van de FOD Financiën.

U dient dat vervolgens aan uw dossierbeheerder mee te delen, zodat wij hiermee rekening kunnen houden bij de berekening van het voordeel in natura.

Als u vragen heeft over dit onderwerp, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw dossierbeheerder.