1. ​​​VERPLICHT TELEWERK

Zoals u weet, is telewerk sinds 20 november 2021 opnieuw verplicht omwille van de pandemie veroorzaakt door het coronavirus. Deze telewerkverplichting is van toepassing op alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personen die bij hen werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie (bijvoorbeeld zelfstandige of werknemer), behoudens twee uitzonderingen:

• wanneer de continuïteit van de bedrijfsvoering, van de activiteiten of van de dienstverlening van de onderneming de aanwezigheid van werknemers op de werkplek vereist;
• wanneer de aard van de functie van de werknemer zich niet leent tot telewerk (bv. een schoonmaker).

Hoewel aanwezigheid op kantoor in deze twee gevallen wordt getolereerd, moeten deze uitzonderingen restrictief worden geïnterpreteerd, aangezien de aanwezigheid op kantoor maximaal moet worden beperkt.

2. ATTEST IN GEVAL VAN UITZONDERINGEN OP TELEWERK

In geval van uitzonderingen op het verplichte telewerk (zie de twee uitzonderingen hierboven) zijn de werkgevers verplicht de in hun vestigingseenheden tewerkgestelde personen, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie, een attest of elk ander bewijsstuk te verstrekken waaruit blijkt dat hun aanwezigheid op de arbeidsplaats noodzakelijk is.

U kunt een model van attest vinden op onze website of rechtstreeks via deze link.

Bovendien moeten de regels inzake hygiëne en social distancing worden nageleefd en is de werkgever verplicht de nodige maatregelen te nemen om de naleving ervan te waarborgen. Ter herinnering: het dragen van een mondmasker is verplicht in voor het publiek toegankelijke ruimten van bedrijven en overheidsdiensten voor personen vanaf 10 jaar.

3. TERUGKEERMOMENTEN NAAR HET WERK VOOR PERSONEN DIE ONDER DE TELEWERKVERPLICHTING VALLEN

Voor personen voor wie telewerk verplicht is, zijn terugkeermomenten echter wel mogelijk volgens onderstaande modaliteiten:

• van 20 november 2021 tot en met 12 december 2021, één dag aanwezigheid op het werk per week met een maximum van 20% gelijktijdige aanwezigheid van degenen voor wie het telewerk verplicht is per vestigingseenheid;
• vanaf 13 december 2021, maximaal twee dagen aanwezigheid op het werk per week met een maximum van 40% gelijktijdige aanwezigheid van degenen voor wie het telewerk verplicht is per vestigingseenheid.

Voor de KMO’s waar minder dan tien personen werkzaam zijn, mogen maximaal vijf personen van diegenen voor wie telewerk verplicht is, tegelijk in de vestigingseenheid aanwezig zijn.

Bovendien moeten de terugkeermomenten van personen voor wie de telewerkverplichting geldt, worden georganiseerd in overeenstemming met de volgende voorwaarden:

• er is een onderling akkoord nodig tussen de ondernemingen en de personen die bij hen werkzaam zijn, hetgeen inhoudt dat deze personen niet kunnen worden verplicht aan deze terugkeermomenten deel te nemen;
• het doel van deze momenten moet het bevorderen van het psychosociaal welzijn en de teamgeest van deze personen zijn; 
• deze personen moeten vooraf de nodige instructies krijgen over alle maatregelen die noodzakelijk zijn om de terugkeer in alle veiligheid te laten verlopen;
• deze personen moeten geïnformeerd worden dat ze in geen geval naar de arbeidsplaats mogen terugkeren indien zij zich ziek voelen of ziektesymptomen vertonen of zich in een quarantainesituatie bevinden;
• de werkgever mag hieraan, voor zijn werknemers, geen gevolgen verbinden;
• de verplaatsing van en naar de arbeidsplaatsen tijdens de piekuren van het openbaar vervoer of via carpooling moet zoveel mogelijk worden vermeden;
• de beslissing om terugkeermomenten te organiseren moet gebeuren met inachtneming van de regels van het sociaal overleg in de onderneming.

Tot slot is het, indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, niet nodig om aan de betrokken personen een attest te overhandigen voor de terugkeermomenten.

4. REGISTRATIE - TELEWERKAANGIFTE

Om het verplichte telewerk te versterken en de controle erop te vergemakkelijken, moeten de werkgevers ook per vestigingseenheid via de website van de RSZ het volgende registreren:

• het totaal aantal personen dat werkzaam is in de onderneming;
• het aantal personen dat niet kan telewerken omdat hun functie dit niet toelaat. Met andere woorden, gaat het hier over de functies waarvoor het telewerk onmogelijk is. Werknemers die gedeeltelijk telewerken, dienen dus niet geregistreerd te worden.

Deze aangifte zal, in principe en volgens de informatie waarover wij beschikken, vanaf woensdag 24 november 2021 beschikbaar zijn op de website van de RSZ.

Een eerste aangifte voor de periode van 22 november 2021 tot en met 31 december 2021, die betrekking heeft op de situatie op woensdag 24 november 2021, moet uiterlijk op dinsdag 30 november worden ingediend.

De volgende aangiftes, dit wil zeggen vanaf januari 2022, moeten maandelijks plaatsvinden uiterlijk de zesde kalenderdag van de maand en moeten de situatie op de eerste werkdag van de maand weergeven. Voor de maand januari 2022 bijvoorbeeld moet de aangifte uiterlijk op 6 januari 2022 worden ingediend en moet zij betrekking hebben op de situatie op 3 januari 2022.

De werkgever hoeft echter geen nieuwe aangifte te doen als het totaal aantal werkzame personen per vestigingseenheid en het aantal personen dat een functie uitoefent die onmogelijk van thuis via telewerk kan worden uitgeoefend, niet zijn veranderd sinds de laatste geldig uitgevoerde aangifte.

Tot slot, is het zo dat de bovengenoemde registratieplicht niet geldt voor KMO’s waar minder dan vijf personen werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie.

5. IN DE PRAKTIJK

Wij verzoeken u de maatregelen van de regering met betrekking tot telewerk te respecteren en zullen uiteraard de komende dagen bij u terugkomen met praktische modaliteiten over de telewerkaangifte die uiterlijk op 30 november 2021 op de website van de RSZ moet worden gedaan (zie punt 4 hierboven).

Zorg er ook voor dat u de personen die niet in uw onderneming kunnen telewerken een attest of een ander bewijs geeft waaruit blijkt dat hun aanwezigheid op de arbeidsplaats noodzakelijk is (zie punt 2 hierboven).

Als u tot slot de terugkeer naar het werk organiseert voor personen die onder de telewerkverplichting vallen, vergeet dan niet de voorwaarden voor deze terugkeer te respecteren. 

Als u vragen hebt over deze news, kunt u altijd contact opnemen met de juridische dienst via legal@ssn.be.