VRAAG VAN DE MAAND – SEPTEMBER 2024
Helaas zal één van mijn werknemers binnenkort mijn onderneming verlaten. Wanneer moet de Dimona uit dienst worden gedaan? Bovendien zal er volgende maand ook een student in dienst treden. Moet hiervoor ook een Dimona worden gedaan?
Wanneer een werknemer in dienst treedt of een onderneming verlaat, moet zijn werkgever een Dimona in dienst (Dimona IN) of een Dimona uit dienst (Dimona OUT) uitvoeren. Om als werkgever sancties te vermijden, is het belangrijk dat dit tijdig gebeurt en dat de juiste informatie wordt meegedeeld.
- Wat is een Dimona?
Een Dimona is een elektronisch bericht waarmee de werkgever de RSZ onmiddellijk in kennis stelt van de begin- of einddatum van de tewerkstelling van hun personeelsleden.
Deze Dimona-aangifte maakt een correcte en snelle identificatie van de werknemers en hun arbeidsrelaties mogelijk en is verplicht voor alle werkgevers.
- Voor wie moet een Dimona gedaan worden?
Een Dimona moet in principe uitgevoerd worden voor alle werknemers tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst.
Wanneer u een student in dienst neemt, bent u ertoe gehouden een specifieke Dimona-aangifte te doen, genaamd Dimona STU.
- Wanneer moet een Dimona worden uitgevoerd?
De Dimona IN moet uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn arbeidsprestaties aanvat, worden gedaan.
! Opgelet: hierop geldt een uitzondering voor de Dimona STU, die voor aanvang van de prestaties moet gebeuren. Het is zeer belangrijk om deze speciale Dimona voor studenten zeker op tijd te doen, want indien de Dimona laattijdig wordt ingediend, kan de werkgever niet meer genieten van de voordelen verbonden aan het statuut van student, met name lagere socialezekerheidsbijdragen.
De Dimona STU moet absoluut:
- worden gedaan voor het begin van de prestaties;
- elk kwartaal opnieuw worden gedaan;
- en de prestaties vermelden die uitgevoerd werden in de loop van het betrokken kwartaal.
De Dimona OUT moet uiterlijk op de eerste werkdag volgend op de einddatum van de tewerkstelling worden gedaan, met dien verstande dat de einddatum van de tewerkstelling de laatste werkdag is. Wanneer bijvoorbeeld de laatste werkdag van uw werknemer een woensdag is, zal de Dimona OUT uiterlijk donderdag gebeurd moeten zijn.
- Praktisch
In de praktijk kan het SSN de Dimona-aangiften voor u verzorgen. U hebt hiervoor de keuze uit volgende twee opties:
- U kunt het portaal van het SSN gebruiken. In dit geval moet u het type Dimona kiezen in de keuzelijst. Bijvoorbeeld, voor een gewone arbeidsovereenkomst moet u het type "OTH" kiezen, terwijl u voor een student het type "STU" moet kiezen.
- Of u kan ons het formulier dat beschikbaar is op onze website, per mail (naar dimona@ssn.be of naar het mailadres van uw dossierbeheerder) toesturen.
Indien u voor deze 2e optie kiest, verzoeken wij u, teneinde uw dossierbeheerder in staat te stellen de nodige verklaringen binnen de wettelijke termijnen uit te voeren, hem/haar op de hoogte te brengen van:
- elke indiensttreding van personeel uiterlijk de werkdag voorafgaand aan de startdatum van de dienstbetrekking, voor 12u. Indien de startdatum voorzien is op een maandag, dient deze informatie dan ook uiterlijk op de voorafgaande vrijdag voor 12u te zijn overgemaakt aan uw dossierbeheerder.
- elke uitdiensttreding van personeel uiterlijk de werkdag die volgt op de laatste werkdag, voor 12u. In geval van een uitdiensttreding op een donderdag, moet deze informatie bijvoorbeeld uiterlijk op vrijdag om 12u naar uw dossierbeheerder worden gestuurd. Aangezien ons sociaal secretariaat op zaterdag gesloten is, verzoeken wij u echter om uw dossierbeheerder op de dag zelf op de hoogte te brengen van elke uitdiensttreding die zich op een vrijdag voordoet, bij voorkeur voor 12u.
Indien u vragen heeft in verband met een Dimona-aangifte of in verband met een wijziging of annulatie van een Dimona-aangifte, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw dossierbeheerder.