Zoals aangekondigd in onze news van 24 november 2021, heeft het Overlegcomité op woensdag 17 november 2021 opnieuw de verplichting ingevoerd voor de werkgevers om een maandelijkse verklaring aangaande telewerk te doen.

De verklaring voor de maand januari 2022 moet gebeuren uiterlijk op donderdag 6 januari 2022.

Hieronder kan u een samenvatting terugvinden van de belangrijke informatie van toepassing op deze verplichting, net als van de praktische details, zodat u als werkgever de genoemde verklaring kan doen vanaf vandaag en uiterlijk op 6 januari 2022.

Voor wat betreft de stappen die u moet volgen om de aangifte in te vullen, verwijzen wij u naar bovenvermelde news.

1. Herinnering toepasselijke principes

Ter herinnering : alle werkgevers vallen onder de verplichting om een verklaring aangaande telewerk te doen (met uitzondering van de KMO’s die minder dan 5 personen tewerkstellen). U dient bijgevolg elke maand de volgende gegevens mee te delen aan de RSZ :

• Het aantal personen dat bij de onderneming in dienst is bij uw onderneming op de eerste werkdag van de maand (dit wil zeggen op 3 januari 2022). Als het bedrijf meerdere vestigingseenheden heeft, moet dit per vestigingseenheid gebeuren ;
• Het aantal werknemers in het bedrijf dat een functie uitoefent die onverenigbaar is met het werken op afstand op de eerste werkdag van de maand (dit wil zeggen op 3 januari 2022). Het gaat dus om functies waarvoor telewerk praktisch niet mogelijk is (bijvoorbeeld een schoonmaker). Werknemers die gedeeltelijk telewerken moeten daarom niet worden geregistreerd. Als het bedrijf meerdere vestigingseenheden heeft, moet dit per vestigingseenheid gebeuren.

De sociale inspectiediensten zullen deze gegevens gebruiken als referentiepunt wanneer ze de naleving van het telewerk zullen controleren. Zij die een functie uitoefenen die verenigbaar is met telewerk, maar zich toch in de onderneming bevinden, dienen in staat te zijn om hun aanwezigheid te rechtvaardigen.

Ter herinnering : wanneer er wordt afgeweken van het verplichte telewerk, is de werkgever verplicht aan de werknemer in kwestie een attest (of een ander bewijsstuk) te bezorgen dat de noodzaak van diens aanwezigheid op de werkplaats bevestigt (cf. punt 2 van onze news van 22 november). Een model is beschikbaar via deze link.

2. Vrijstelling van aangifte in geval van ongewijzigde situatie

Zoals hierboven vermeld, moet de aangifte in principe worden gedaan uiterlijk voor de 6e van de betrokken maand, dit wil zeggen donderdag 6 januari voor de maand januari 2022.

Het is daarentegen niet nodig om een nieuwe aangifte in te dienen voor de maand januari 2022 indien de situatie op 3 januari 2022 identiek is gebleven ten opzichte van de laatste aangifte die werd ingediend voor de periode van 22 november tot en met 31 december 2021.

Deze vrijstelling is bijgevolg niet van toepassing indien op 3 januari 2022 een wijziging – in het totale aantal werknemers en/of in het aantal personen in dienst van de onderneming die een functie uitoefenen die onverenigbaar is met telewerk – wordt vastgesteld in vergelijking met de laatst uitgevoerde aangifte.

Met andere woorden, als een van deze twee cijfers wijzigt ten opzichte van de laatste aangifte, moet een nieuwe aangifte met beide gegevens worden ingediend uiterlijk op 6 januari 2022. U kan de aangifte doen via de volgende link.

Indien u moeilijkheden ondervindt bij het invullen van de aangifte voor uw onderneming of indien u hierover vragen hebt, herinneren wij u eraan dat u rechtstreeks contact kan opnemen met de RSZ op het nummer 0800/300.20 (elke werkdag bereikbaar van 8u30 tot 20u00).

Voor meer informatie kunt u ook de instructies raadplegen die via de volgende link op de website van de RSZ beschikbaar zijn : Coronavirus : maatregelen voor werkgevers - Sociale Zekerheid (socialsecurity.be) of u kan rechtstreeks de gids uitgegeven door de RSZ raadplegen.