Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt is, dienen verschillende formaliteiten vervuld te worden, afhankelijk van de duur van de arbeidsongeschiktheid. Sinds 1 januari 2026 zijn verschillende van deze formaliteiten gewijzigd en zijn er nieuwe formaliteiten ingevoerd om een snellere terugkeer naar het werk mogelijk te maken.

In deze news vindt u een overzicht van de formaliteiten die tijdens de arbeidsongeschiktheid moeten worden vervuld.

1. Behoud van contact

Sinds 1 januari 2026 moet er een formele procedure ingevoerd worden om het contact met werknemers die arbeidsongeschikt zijn te onderhouden. Deze procedure dient opgenomen te worden in het arbeidsreglement en bevat minstens volgende elementen:

1° de persoon die contact zal opnemen met de arbeidsongeschikte werknemer ;

2° de frequentie van de contacten

Deze procedure maakt deel uit van een actief afwezigheidsbeleid dat erop gericht is de terugkeer naar het werk te vergemakkelijken en voor te bereiden. Ze is niet bedoeld om te controleren of de afwezigheid van werknemers om medische redenen gerechtvaardigd is.

Ons model van arbeidsreglement werd aangepast. U kan contact opnemen met de juridische dienst om deze clausule in uw huidige arbeidsreglement op te nemen.

2.    Betaling van een solidariteitsbijdrage ten laste van de werkgever

Als een werknemer langer dan 30 dagen arbeidsongeschikt is, moeten werkgevers met meer dan 50 werknemers een zogenaamde ‘solidariteitsbijdrage’ betalen voor werknemers die bij het begin van de arbeidsongeschiktheid tussen 18 en 54 jaar oud zijn. Deze bijdrage bedraagt 30% van de arbeidsongeschiktheidsuitkering voor de 2 maanden arbeidsongeschiktheid die volgen op de maand van het gewaarborgd loon en die ten laste zijn van de mutualiteit.

De solidariteitsbijdrage is enkel verschuldigd voor een arbeidsongeschiktheid die is aangevangen vanaf 1 januari 2026.

3.    Informeren van de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer

Bij een arbeidsongeschiktheid van meer dan 4 weken moet de werkgever de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer (hierna “PA-AG” genoemd) op de hoogte brengen van de arbeidsongeschiktheid. U dient de contactgegevens van de betrokken werknemer door te geven aan de preventieadviseur, die vervolgens contact zal opnemen met de werknemer.

Het doel van het contactmoment is niet om de arbeidsongeschiktheid van de werknemer te controleren, maar wel om de werknemer te informeren over de verschillende mogelijkheden om zijn werkhervatting te vergemakkelijken, waaronder de mogelijkheid om een gesprek te hebben met de PA-AG, een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting te vragen* of om een re-integratietraject op te starten. Op deze manier hoopt men om de werkhervatting te faciliteren en langdurige arbeidsongeschiktheid te vermijden.

*Sinds 1 januari 2026 kan de werknemer op initiatief van de werkgever door de PA-AG worden uitgenodigd voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting. In dat geval is de werknemer niet verplicht om deze uitnodiging te aanvaarden.

4.    Beoordeling van het arbeidspotentieel

Wanneer de arbeidsongeschiktheid, die ten vroegste in januari 2026 is aangevangen, langer dan 8 weken duurt, moet de werkgever de PA-AG vragen om het arbeidspotentieel van de werknemer in te schatten. De Wet Welzijn op het Werk definieert het begrip arbeidspotentieel als “het veronderstelde vermogen van een arbeidsongeschikte werknemer om aangepast of ander werk te verrichten, beoordeeld op basis van informatie over de gezondheidstoestand en de mogelijkheden van de werknemer, met het oog op het eventueel opstarten van een re-integratietraject door de werkgever”.

Als uit de beoordeling blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft, kan de werkgever de PA-AG verzoeken om een re-integratietraject op te starten (zie hieronder) of de werknemer uit te nodigen voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting.

5.    Re-integratietraject

Een re-integratietraject kan worden gestart:

• door de werknemer, gedurende zijn arbeidsongeschiktheid;
• door de werkgever, vanaf de eerste dag van arbeidsongeschiktheid, mits de werknemer daarmee instemt;
• door de werkgever, indien uit het onderzoek naar het arbeidspotentieel van de arbeidsongeschikte werknemer blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft. In dat geval is de werkgever, indien hij 20 of meer werknemers in dienst heeft, verplicht om de PA-AG te verzoeken een re-integratietraject te starten, en dit uiterlijk 6 maanden na het begin van de arbeidsongeschiktheid. Deze verplichting geldt alleen voor arbeidsongeschiktheid die ingaat vanaf 1 januari 2026.

De werknemer moet door de PA-AG per aangetekende brief worden uitgenodigd voor de re-integratiebeoordeling. Een werknemer die geen gevolg geeft aan de uitnodigingen van de PA-AG, kan door de mutualiteit worden gesanctioneerd.

6.    Medische overmacht

Sinds 1 januari 2026 kunnen de werkgever of de werknemer de procedure voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht starten als de werknemer gedurende ten minste 6 maanden (voorheen 9 maanden) ononderbroken arbeidsongeschikt is en er geen re-integratietraject lopende is.

7.    Tijdlijn

Via deze link kan u een tijdlijn terugvinden waarin de bovengenoemde formaliteiten worden opgenomen.

***

Als u nog vragen heeft over de inhoud van deze news, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze juridische dienst via het e-mailadres legal@ssn.be.