In 2023 valt 1 januari op een zondag en ik wil de vervangingsdag collectief voor mijn onderneming vastleggen. Welke procedure dient hiervoor ook weer gevolgd te worden? Ook wil ik mijn onderneming sluiten in de laatste week van december 2023. Kan u mij ook hiervoor de procedure nog eens uitleggen?

Als een feestdag op een normale rustdag, zoals een zondag, valt en een werkgever deze collectief wil vervangen, moet een speciale procedure worden gevolgd. Hetzelfde geldt als een werkgever zijn onderneming gedurende een bepaalde periode van het jaar collectief wil sluiten.

Hieronder vindt u een overzicht van de te volgen procedures en een overzicht van de toepasselijke regels voor de verschillende vakantiedagen voor het jaar 2023, inclusief de sectorale vakantiedagen binnen de sector van het notariaat.

1. FEESTDAGEN IN 2023

In België zijn er 10 wettelijke feestdagen per jaar.

Voor 2023 vallen deze feestdagen op de volgende data:

• Zondag 1 januari 2023: Nieuwjaar
• Maandag 10 april 2023 : Paasmaandag
• Maandag 1 mei 2023: Dag van de Arbeid
• Donderdag 18 mei 2023: O.H. Hemelvaart
• Maandag 29 mei 2023 : Pinkstermaandag
• Vrijdag 21 juli 2023 : Nationale Feestdag
• Dinsdag 15 augustus 2023: O.L.V. Hemelvaart
• Woensdag 1 november 2023: Allerheiligen
• Zaterdag 11 november 2023: Wapenstilstand
• Maandag 25 december 2023: Kerstmis.

Een feestdag die samenvalt met een zondag of een gewone inactiviteitsdag moet vervangen worden door een andere dag waarop gewoonlijk wel gewerkt wordt.

Bijgevolg zullen in 2023 1 januari, een zondag, en 11 november, een zaterdag, (voor ondernemingen waarvan de zaterdag een gebruikelijke dag van inactiviteit is, wat het geval is in het notariaat) moeten worden vervangen door een andere dag. Indien u deze vervangingsdag vooraf voor uw onderneming wilt vastleggen, dient u de vervangingsdag overeen te komen in onderling overleg met al uw werknemers of met iedere werknemer afzonderlijk in individueel overleg.

Indien u een akkoord bereikt voor uw hele onderneming, moet u vóór 15 december 2022 een gedateerd en ondertekend bericht aanplakken in uw onderneming. Een kopie van dit bericht moet ook aan uw arbeidsreglement worden toegevoegd als bijlage en aan de Externe Directie Toezicht op de Sociale Wetten worden verzonden.

Gelieve ook een kopie van uw beslissing te bezorgen aan uw Payroll Administrator, voor de volledigheid van uw dossier.

Indien u het met één of meerdere van uw werknemers niet eens raakt over de vervangingsdag, valt deze in principe op de eerstvolgende werkdag voor uw onderneming, namelijk maandag 2 januari en maandag 13 november 2023.

2. COLLECTIEF VERLOF

Als werkgever kunt u er ook voor kiezen uw onderneming gedurende een bepaalde periode collectief te sluiten in 2023, bijvoorbeeld wegens jaarlijkse vakantie. De datum van de collectieve sluiting moet in het arbeidsreglement worden opgenomen en als volgt aan uw werknemers worden gecommuniceerd:

• Stel een bijlage aan het arbeidsreglement op met daarin de data van collectieve sluiting;
• Hang de bijlage uit op een zichtbare plaats in uw kantoor en bezorg een kopie aan elke werknemer
• Stuur een kopie van de bijlage op naar de bevoegde Externe Directie Toezicht Sociale Wetten binnen de acht dagen na aanplakking van de bijlage bij het arbeidsreglement

Vergeet niet uw Payroll Administrator ook op de hoogte te stellen van de collectieve sluitingsperiode.

Als u voor de eerste keer een collectieve sluiting invoert, dan moet u er eerst voor zorgen dat deze mogelijkheid wordt voorzien in uw arbeidsreglement. Als dit niet het geval is, nodigen wij u uit om contact op te nemen met onze juridische dienst op het volgende e-mailadres: legal@ssn.be.

Tijdens de periode van collectieve sluiting moeten de werknemers bij voorrang hun wettelijke vakantiedagen opnemen. Wij raden u dan ook aan om een eventuele periode van collectieve sluiting voor 2023 zo snel mogelijk vast te leggen, zodat uw werknemers hiervoor vakantiedagen kunnen vrijhouden.

Indien ze geen of te weinig wettelijke vakantiedagen hebben om de volledige periode te overbruggen, dan kunnen ze, onder bepaalde voorwaarden, een werkloosheidsuitkering wegens collectieve sluiting genieten voor de dagen die ze tekortkomen.

3. VASTE VAKANTIEDAGEN 2023 BINNEN DE SECTOR VAN HET NOTARIAAT (PC 216)

Vanaf 1 januari 2023 hebben voltijdse werknemers in het notariaat recht op vier (voorheen drie) sectorale vakantiedagen. Het paritair comité 216 heeft op 7 oktober 2022 nieuwe cao’s gesloten, waarin onder meer is opgenomen dat de communautaire feestdag niet langer als een feestdag, maar als een extra sectorale dag wordt beschouwd. Als gevolg van deze wijziging hoeven werknemers in Vlaamse kantoren bijvoorbeeld niet langer 11 juli vrij te nemen. Hetzelfde geldt voor kantoren in Wallonië, waar werknemers op 27 september niet meer noodzakelijkerwijs vrij zullen zijn.

 Voor 2023 zijn twee van de vier sectorale vakantiedagen vastgelegd op de volgende data:

• Vrijdag 19 mei 2023;
• Maandag 14 augustus 2023.

De twee andere niet-vastgelegde sectorale dagen zijn vrij en zullen moeten worden vastgelegd volgens de in het arbeidsreglement bepaalde procedures voor het vastleggen van de wettelijke vakantiedagen.

Deze sectorale vakantiedagen worden in principe pro rata toegekend aan deeltijdse werknemers en werknemers die in de loop van het kalenderjaar in dienst treden. Gezien echter twee van de sectorale vakantiedagen op sectorniveau zijn vastgelegd in 2023, hebben alle werknemers die in dienst zijn en in principe zouden moeten werken op het moment dat deze vakantiedag(en) vallen, recht op de sectorale vakantiedag(en).

4. HERINNERING - FEESTDAGEN IN 2022

Ter herinnering: een werknemer dient zijn of haar wettelijke vakantiedagen op 31 december van het betreffende jaar, dus 31 december 2022 voor dit jaar, op te gebruiken. Wettelijke vakantiedagen kunnen dus niet naar het volgende jaar worden overgedragen. Voor meer informatie over dit onderwerp, zie onze vraag van oktober.

Als u vragen heeft over verlofdagen, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze juridische dienst via legal@ssn.be.