In maart werd het maximumbedrag van de kantoorvergoeding geïndexeerd en in april zal de maximale kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen worden geïndexeerd.

In deze news vindt u de nieuwe geïndexeerde bedragen en een korte herinnering aan de principes die van toepassing zijn op deze forfaits.

1. Forfait voor kantoorvergoeding

Wanneer een werknemer structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk doet (gemiddeld 1 voltijdse werkdag per week beoordeeld op maandbasis), kan de werkgever aan de werknemer een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen. 

Sinds 1 maart 2025 bedraagt het maximumbedrag dat kan worden toegekend 157,83 EUR per maand. Ter herinnering: dit was 154,74 EUR tot en met 28 februari 2025.

Voor wat de principes aangaande de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, zoals opgenomen in de circulaire 2021/C/20 betreft, verwijzen wij u graag door naar onze news van 31 mei 2022. Wel brengen wij u graag in herinnering dat indien u reeds voorziet in een tussenkomst van de kosten voor thuiswerk en u het forfait voor bureaukosten wenst te verhogen, deze indexering van 1 maart 2025 niet automatisch zal worden toegepast. Wij nodigen u desgevallend dan ook uit om contact op te nemen met uw dossierbeheerder zodat het aangepaste forfait opgenomen wordt in de lonen. Tot slot nodigen wij u ook uit om na te gaan of er reeds een overeenkomst werd afgesloten waarin de kosten, die worden terugbetaald in het kader van telewerk, worden uiteengezet.

2. Forfaitaire kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen

Aan werknemers die zich voor professionele doeleinden verplaatsen met hun eigen auto, motor of bromfiets, kunt u een forfaitaire kilometervergoeding toekennen.

Ter herinnering en zoals aangegeven in onze news van 28 november 2022, wordt het bedrag van de kilometervergoeding sinds 1 oktober 2022 per kwartaal herzien vanwege de schommelingen in de brandstofprijzen. Vanaf 1 april 2025 zal het maximale bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding 0,4320 EUR per kilometer bedragen (onder voorbehoud van de officiële bekendmaking). Dit was 0,4290 EUR per kilometer voor de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 maart 2025.

Indien u het maximumforfait dat aanvaard wordt, respecteert, beschouwen de fiscus en de RSZ deze terugbetaling als kosten eigen aan de werkgever, zodat er geen sociale zekerheidsbijdragen of belastingen op verschuldigd zijn.

Bijgevolg zal het SSN in geval van professionele verplaatsingen (niet woon-werkverkeer) vanaf 1 april 2025 automatisch rekening houden met het nieuwe maximumbedrag, namelijk 0,4320 EUR per afgelegde kilometer, tenzij u andere instructies geeft.

Indien u nog bijkomende vragen heeft over deze news, aarzel dan niet om contact op te nemen met de juridische dienst via legal@ssn.be.